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Cliniques et cabinets

Un chatbot pour cliniques qui sait quand passer la main

Les patients écrivent pour savoir quand vous ouvrez, ce que vous proposez et comment réserver. Kwamle Media répond aux questions pratiques, recueille les demandes de rendez-vous et les transmet à votre accueil.

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Messages · Clinique
Bonjour, êtes-vous ouverts samedi ? Je voudrais un détartrage.
Bonjour Maria ! Oui, nous sommes ouverts samedi matin. Quel horaire vous conviendrait le mieux ?
Vers 10 h si possible
C'est noté. J'ai transmis votre demande à notre accueil, qui vous confirmera l'horaire ici.

La plupart des messages reçus par une clinique n'ont rien de médical : horaires d'ouverture, adresse, parking, services proposés, présence de tel médecin le jeudi. L'accueil y répond entre deux patients, et les messages attendent. Un chatbot pour cliniques conçu avec Kwamle Media décharge l'accueil de ces questions pratiques et recueille les demandes de rendez-vous, pour que votre personnel n'ait plus qu'à les confirmer.

Ce n'est pas un système médical et il n'est pas fait pour donner des conseils médicaux. Vous décidez des sujets qu'il peut aborder, et tout ce qui est clinique va directement à une personne de votre équipe.

Comment ça marche

  1. Réunissez les canaux de la clinique

    Connectez les pages de votre clinique et votre numéro WhatsApp Business avec la connexion officielle de chaque plateforme. Les messages et commentaires de tous vos canaux arrivent dans une seule boîte de réception, et un groupe de plusieurs sites peut les garder sous une seule connexion.

  2. Écrivez ce que le bot peut répondre

    Dans AI Studio, listez les informations pratiques : horaires, adresse, services, ce qu'il faut apporter à une première visite et les moyens de paiement acceptés. Écrivez ensuite ce qu'il ne doit jamais faire : poser un diagnostic, suggérer un médicament, commenter des symptômes ou des résultats. Ajoutez-les comme règles et mots interdits.

  3. Recueillez des demandes de rendez-vous, pas des détails médicaux

    Sur Messenger, créez un court parcours avec des étapes Poser une question : le service, le jour et l'heure souhaités, le nom du patient et un numéro de contact. Les réponses sont enregistrées et envoyées à votre équipe dans la boîte de réception ou dans un Google Sheet. Votre personnel vérifie l'agenda et confirme.

  4. Passez les questions cliniques à votre personnel

    Dans vos instructions, précisez à l'IA que tout message sur une douleur, un médicament ou des résultats d'examens reçoit une seule réponse : un membre de l'équipe répondra ici. Votre personnel voit la conversation dans la boîte de réception et la reprend au bot.

  5. Travaillez depuis un seul écran

    Votre équipe attribue les conversations, ajoute des étiquettes et répond depuis la boîte de réception unifiée. Les réponses suggérées par l'IA aident pour les réponses courantes, et une personne relit chacune avant son envoi.

Pour qui

Les cliniques et cabinets dont l'accueil passe une grande partie de la journée à répondre aux mêmes messages.

  • Les cabinets dentaires qui reçoivent chaque jour des questions sur les détartrages, les contrôles et les horaires.
  • Les cliniques de dermatologie et d'esthétique qui reçoivent de nombreuses demandes de première visite via leurs posts.
  • Les centres de kinésithérapie dont les patients demandent des séances et les jours disponibles.
  • Les cabinets d'ophtalmologie et les opticiens qui répondent à des questions sur les services et les heures de visite.
  • Les polycliniques avec plusieurs services et médecins qui ont chacun besoin de leurs propres messages.
  • Les cliniques vétérinaires où les propriétaires d'animaux demandent les horaires, les services et les visites.

Questions sur un chatbot pour cliniques

Le chatbot donne-t-il des conseils médicaux ?

Il n'est pas fait pour cela. Vous le configurez pour ne répondre qu'aux questions pratiques, lui demandez de ne jamais poser de diagnostic ni suggérer de traitement, et lui faites transmettre toute question clinique à votre personnel. Testez-le avec de vrais messages avant de l'activer.

Les patients peuvent-ils prendre rendez-vous par son intermédiaire ?

Il recueille la demande de rendez-vous et la transmet à votre équipe, qui confirme l'horaire. Il ne gère pas votre agenda. Si votre clinique utilise son propre système, la demande peut y être envoyée par webhook ou requête HTTP.

Les patients doivent-ils partager des détails médicaux dans le chat ?

Mieux vaut l'éviter. Ne demandez que ce qu'une réservation exige, comme le nom, un contact, le service et l'horaire souhaité, et indiquez aux patients que les détails médicaux se discutent directement avec la clinique. Vérifiez les règles applicables aux informations sur les patients dans votre pays avant de créer le parcours.

Que se passe-t-il quand quelqu'un écrit en dehors des horaires ?

Le bot répond quand même aux questions pratiques et recueille la demande. Votre accueil la reprend depuis la boîte de réception à l'ouverture de la clinique.

Peut-il répondre aux patients en plusieurs langues ?

Oui. Vous pouvez demander à l'IA de répondre dans la langue de chaque patient, ce qui aide les cliniques qui accueillent des visiteurs et des expatriés.

Les messages peuvent-ils arriver à l'équipe du bon médecin ?

Les conversations peuvent être attribuées et orientées vers des membres de l'équipe dans la boîte de réception unifiée, et les étiquettes aident chaque service à retrouver ses propres demandes.

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L'IA répond à chaque client dans sa langue, avec le ton, les termes et les mots interdits de votre marque dans chaque réponse.

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