wamleMedia
Klinieken en praktijken

Een chatbot voor klinieken die weet wanneer hij moet overdragen

Patiënten sturen een bericht om te vragen wanneer je open bent, wat je aanbiedt en hoe ze een afspraak maken. Kwamle Media beantwoordt de praktische vragen, verzamelt afspraakverzoeken en geeft ze door aan je balie.

Gratis starten Zo werkt het

Gratis proefperiode van 7 dagen · Geen creditcard · Op elk moment opzegbaar

Berichten · Kliniek
Hallo, zijn jullie zaterdag open? Ik wil graag een gebitsreiniging.
Hoi Maria! Ja, zaterdagochtend zijn we open. Welk tijdstip komt jou het best uit?
Rond 10 uur, als het kan
Genoteerd. Ik heb je verzoek aan onze balie doorgegeven, zij bevestigen het tijdstip met je hier.

De meeste berichten die een kliniek ontvangt, gaan helemaal niet over medische zaken: openingstijden, het adres, parkeren, welke behandelingen je aanbiedt, of een bepaalde arts donderdag aanwezig is. De balie beantwoordt ze tussen twee patiënten door, en de berichten blijven wachten. Een chatbot voor klinieken met Kwamle Media neemt deze praktische vragen van de balie over en verzamelt afspraakverzoeken, zodat je medewerkers ze alleen nog hoeven te bevestigen.

Het is geen medisch systeem en bedoeld om geen medisch advies te geven. Jij bepaalt waarover de bot mag praten, en alles wat klinisch is gaat direct naar iemand van je team.

Zo werkt het

  1. Breng de kanalen van je kliniek samen

    Koppel de pagina's van je kliniek en je WhatsApp Business-nummer met de officiële login van elk platform. Berichten en reacties van al je kanalen komen in één inbox, en een groep met meerdere vestigingen kan ze onder één login houden.

  2. Schrijf op wat de bot mag beantwoorden

    Noteer in AI Studio de praktische gegevens: openingstijden, adres, behandelingen, wat je moet meenemen naar een eerste bezoek en de betaalmethoden die je accepteert. Schrijf daarna op wat de bot nooit mag doen: een diagnose stellen, medicijnen voorstellen, commentaar geven op klachten of uitslagen. Voeg dit toe als regels en verboden woorden.

  3. Verzamel afspraakverzoeken, geen medische gegevens

    Bouw op Messenger een korte flow met Vraag stellen-stappen: de behandeling, de gewenste dag en tijd, de naam van de patiënt en een telefoonnummer. De antwoorden worden opgeslagen en naar je team gestuurd, in de inbox of naar een Google Sheet. Je medewerkers controleren de agenda en bevestigen.

  4. Geef klinische vragen door aan je team

    Geef de AI in je instructies mee dat elk bericht over pijn, medicijnen of testuitslagen maar één antwoord krijgt: een teamlid reageert hier. Je team ziet het gesprek in de inbox en neemt het over van de bot.

  5. Werk vanuit één scherm

    Je team wijst gesprekken toe, voegt tags toe en antwoordt vanuit de gezamenlijke inbox. Door AI voorgestelde antwoorden helpen bij routinevragen, en een medewerker leest elk antwoord na voordat het wordt verstuurd.

Voor wie is het

Voor klinieken en praktijken waarvan de balie een groot deel van de dag dezelfde berichten beantwoordt.

  • Tandartspraktijken die dagelijks vragen krijgen over reinigingen, controles en openingstijden.
  • Dermatologische en cosmetische klinieken die veel vragen over een eerste bezoek krijgen via hun posts.
  • Fysiotherapiepraktijken met patiënten die vragen naar sessies en beschikbare dagen.
  • Oogklinieken en opticiens die vragen beantwoorden over behandelingen en bezoektijden.
  • Poliklinieken met meerdere afdelingen en artsen die elk hun eigen berichten nodig hebben.
  • Dierenklinieken waar huisdiereigenaren vragen naar openingstijden, behandelingen en bezoeken.

Vragen over een chatbot voor klinieken

Geeft de chatbot medisch advies?

Dat is niet de bedoeling. Je stelt hem zo in dat hij alleen praktische vragen beantwoordt, zegt hem nooit een diagnose te stellen of een behandeling voor te stellen, en laat hem elke klinische vraag doorgeven aan je team. Test hem met echte berichten voordat je hem inschakelt.

Kunnen patiënten er een afspraak mee maken?

De bot verzamelt het afspraakverzoek en geeft het door aan je team, dat het tijdstip bevestigt. Hij beheert je agenda niet. Gebruikt je kliniek een eigen systeem, dan kan het verzoek daar naartoe worden gestuurd via een webhook of een HTTP-verzoek.

Moeten patiënten medische gegevens in de chat delen?

Liever niet. Vraag alleen wat nodig is voor een afspraak, zoals naam, contactgegevens, behandeling en gewenste tijd, en laat patiënten weten dat medische gegevens rechtstreeks met de kliniek worden besproken. Bekijk de regels voor patiëntgegevens in jouw land voordat je de flow bouwt.

Wat gebeurt er als iemand buiten openingstijden schrijft?

De bot beantwoordt de praktische vragen en verzamelt het verzoek gewoon. Je balie pakt het vanuit de inbox op zodra de kliniek opengaat.

Kan hij patiënten in meerdere talen antwoorden?

Ja. Je kunt de AI laten antwoorden in de taal waarin elke patiënt schrijft, wat handig is voor klinieken met bezoekers en expats.

Kunnen berichten bij het team van de juiste arts terechtkomen?

Gesprekken kunnen in de gezamenlijke inbox worden toegewezen en doorgestuurd naar teamleden, en met tags vindt elke afdeling haar eigen verzoeken.

Probeer het op je eigen kanalen

Start je gratis proefperiode en stel je eerste automatisering in een paar minuten in.

Gratis starten Alle oplossingen

Meer oplossingen

Gezamenlijke inbox

Berichten en reacties van al je kanalen op één scherm, gedeeld door je team, met een bot die overdraagt aan een mens.

WhatsApp Business

Automatische WhatsApp-antwoorden, kant-en-klare sjablonen en orderbevestiging met één tik, met één gedeelde inbox voor je team.

Meertalige antwoorden

De AI antwoordt elke klant in de taal waarin hij schrijft, met de toon, termen en verboden woorden van je merk in elk antwoord.

Lees verder op de blog

Tips

Wanneer draagt de bot over aan een mens? Een kort regelboek

Signalen dat een gesprek een mens nodig heeft: boosheid, geld, speciale verzoeken, herhaalde vragen en terugkerende klanten. En zo voelt een goede overdracht.

· 3 min leestijd