جو بوٹ کبھی حوالے نہیں کرتا وہ موثر نہیں، لاپرواہ ہوتا ہے۔ گاہک آپ کو مشکل گفتگو سے پرکھتے ہیں، آسان گفتگو سے نہیں۔ اچھی خبر یہ ہے کہ جن لمحات میں کسی شخص کی ضرورت ہوتی ہے وہ ایک طرز پر ہوتے ہیں، اور ایک مختصر اصول نامہ ان میں سے بیشتر کا احاطہ کر لیتا ہے۔
پانچ اشارے
- جذبات۔ "غصہ"، "ناقابل قبول"، "پھر سے"، "کئی دنوں سے انتظار" جیسے الفاظ، یا بغیر کسی سوال کے لگاتار تین پیغام۔ فوراً حوالے کریں، اور یہ بتا دیں۔
- رقم۔ ناکام ادائیگی، رقم کی واپسی، غلط چارج، کوئی رعایت جو لاگو نہ ہوئی۔ رقم سے متعلق کوئی بھی بات کسی شخص کے پاس جائے۔
- خصوصی درخواست۔ وہ سائز جو درج نہیں ہیں، آپ کے علاقوں سے باہر ڈیلیوری، تھوک آرڈر، کندہ کاری۔ بوٹ اس بات کا وعدہ نہیں کر سکتا جس کی وہ جانچ نہ کر سکے۔
- ایک ہی سوال دو بار۔ اگر گاہک کوئی سوال دہرائے تو پہلا جواب سمجھ نہیں آیا۔ کسی شخص کو پوری گفتگو پڑھ کر مختلف انداز میں جواب دینا چاہیے۔
- جاری آرڈر کے ساتھ واپس آنے والا گاہک۔ جس نے پچھلے ہفتے آرڈر دیا تھا اور دوبارہ لکھتا ہے، وہ غالباً اسی آرڈر کے بارے میں لکھ رہا ہے۔ اسے آرڈر منسلک کر کے ان باکس میں بھیجیں۔
اچھی حوالگی کیسی محسوس ہوتی ہے
گاہک کو کبھی اپنی بات دہرانی نہ پڑے۔ حوالگی کا پیغام تین باتیں کہتا ہے: کہ کوئی شخص اب بات آگے بڑھائے گا، تقریباً کب، اور یہ کہ اب تک کی گفتگو آگے بھیج دی گئی ہے۔ مثال کے طور پر: "میں یہ بات ہماری ٹیم کی سارہ کے حوالے کر رہا ہوں۔ وہ ایک گھنٹے کے اندر جواب دے گی، اور وہ سب کچھ دیکھ سکتی ہے جو آپ نے لکھا۔"
پھر وہ شخص واقعی اسی وقت کے اندر جواب دیتا ہے۔ ایسی حوالگی جس پر عمل نہ ہو، حوالگی نہ کرنے سے بھی بدتر ہے۔
اہم اوقات میں عملہ لگانا
دیکھیں کہ آپ کی حوالگیاں کب ہوتی ہیں۔ زیادہ تر کاروباروں کو دن میں دو یا تین مصروف ترین گھنٹے ملتے ہیں۔ ان اوقات میں کسی شخص کو ان باکس پر رکھیں اور باقی وقت بوٹ کو سنبھالنے دیں، اس واضح پیغام کے ساتھ کہ جوابات کب دوبارہ شروع ہوں گے۔ سچا وقت بتانا جعلی "ہم آن لائن ہیں" سے بہتر ہے۔
دو اعداد کی پیمائش کریں
ہر ہفتے، ان گفتگوؤں کا تناسب دیکھیں جو حوالے کی گئیں اور اس اوسط وقت کو دیکھیں جو شخص نے جواب دینے میں لگایا۔ اگر پہلا عدد بڑھے تو بوٹ کو نئے جوابات درکار ہیں۔ اگر دوسرا بڑھے تو ٹیم کو مصروف ترین گھنٹوں میں مدد درکار ہے۔ ایک بار جب آپ انہیں دیکھ لیں تو دونوں کو ٹھیک کرنا آسان ہے۔
ایک بار ترتیب دیں
Kwamle Media میں اوپر دیے گئے اصول گفتگو پر شرائط ہیں: کلیدی الفاظ، ارادے، آرڈر کی حیثیت، دہرائے گئے سوالات۔ جب کوئی شرط پوری ہوتی ہے تو گفتگو اپنے پورے ریکارڈ کے ساتھ مشترکہ ان باکس میں چلی جاتی ہے، اور گاہک کو آپ کا پیغامِ حوالگی آپ کے اپنے الفاظ میں ملتا ہے۔
