اگر آپ سوشل میڈیا کے ذریعے فروخت کرتے ہیں تو آپ کے گاہک کئی جگہوں پر پھیلے ہوتے ہیں۔ کوئی آپ کے پیج پر لکھتا ہے، کوئی ڈائریکٹ میسج بھیجتا ہے، کوئی آپ کے WhatsApp نمبر پر بات کرتا ہے، اور کوئی پوسٹ کے نیچے کمنٹ کرتا ہے۔ منصوبہ بندی کے بغیر، آپ ہر ایپ باری باری کھولتے ہیں، یہ بھول جاتے ہیں کہ کس کو جواب مل چکا ہے، اور ایک ہی شخص کو دو مختلف جگہوں سے دو بار جواب دے دیتے ہیں۔ مشترکہ ان باکس مسئلے کا میکانکی حصہ حل کر دیتا ہے، لیکن اس سے جڑی عادتیں بھی اتنی ہی اہم ہیں۔
کئی جگہوں کا نقصان
کئی ایپس سے جواب دینے میں مسئلہ عام طور پر انہیں کھولنے میں لگنے والا وقت نہیں ہوتا۔ مسئلہ وہ ہوتا ہے جو ان کے درمیان رہ جاتا ہے:
- چھوٹ گئے میسجز۔ جس ٹیب کو آپ کھولنا بھول گئے، وہاں کا میسج ایک ایسی فروخت ہے جس کے بارے میں آپ کو کبھی معلوم نہیں ہوا۔
- دہرے جوابات۔ دو افراد، یا ایک ہی شخص دو چینلز پر، ایک ہی گاہک کو جواب دے رہا ہو۔
- سرگزشت موجود نہیں۔ جو گاہک پیر کو ایک جگہ اور بدھ کو دوسری جگہ لکھے، اسے دو بار اجنبی سمجھا جاتا ہے۔
- مجموعی جائزہ نہیں۔ آپ نہیں دیکھ سکتے کہ کتنی گفتگوئیں کھلی ہیں یا لوگ کتنا انتظار کر رہے ہیں۔
ایک اچھا مشترکہ ان باکس آپ کو کیا دیتا ہے
مشترکہ ان باکس آپ کے منسلک چینلز کے ہر میسج اور کمنٹ کو ایک فہرست میں جمع کرتا ہے، گفتگو کے لحاظ سے گروپ شدہ۔ آپ کو درج ذیل کی توقع رکھنی چاہیے:
- ایک فہرست، سب سے نیا یا سب سے فوری پہلے۔ ہر وہ چیز نظر آتی ہے جس کا جواب دینا ضروری ہے۔
- پوری گفتگو۔ پہلے کے میسجز، آرڈرز اور نوٹس وہیں موجود ہوتے ہیں۔
- ہر گفتگو کا ایک مالک۔ ایک شخص ذمہ دار ہوتا ہے، تاکہ کسی چیز کا جواب دو بار نہ دیا جائے اور نہ ہی بالکل چھوٹ جائے۔
- اسٹیٹس اور ٹیگز۔ کھلی، گاہک کے منتظر، حل شدہ، نیز آرڈر، سوال یا شکایت جیسے لیبل۔
- تیار شدہ جوابات۔ ان سوالات کے محفوظ جوابات جو بار بار آتے ہیں۔
ٹیم کو شامل کرنے سے پہلے اصول طے کریں
ٹیکنالوجی غیر واضح ذمہ داری کو ٹھیک نہیں کرتی۔ پہلے سے طے کریں:
- کون سی گفتگو کس کی ذمہ داری ہے۔ چینل کے لحاظ سے، موضوع کے لحاظ سے، شفٹ کے لحاظ سے، یا قطار میں سے اگلی گفتگو لے کر۔
- آپ کتنی جلدی جواب دیتے ہیں۔ ایک حقیقت پسندانہ ہدف منتخب کریں اور اسے واضح کہیں، مثال کے طور پر "کام کے اوقات میں پہلا جواب ایک گھنٹے کے اندر"۔
- آٹومیشن کس کا جواب دیتی ہے اور کیا حوالے کرتی ہے۔ بوٹ معمول کے کام سنبھالتا ہے، باقی لوگ سنبھالتے ہیں۔ انسان کے حوالے کب کرنا چاہیے کی گائیڈ آپ کے لیے اصول نامہ بن سکتی ہے۔
- گفتگو کیسے بند کریں۔ ایک مختصر پیغام اور اسٹیٹس میں تبدیلی، تاکہ فہرست درست رہے۔
اپنے ان باکس سے سیکھنے کے لیے ٹیگز استعمال کریں
ٹیگز سب سے سستے تجزیے ہیں جو آپ کبھی ترتیب دیں گے۔ ہر گفتگو پر وہ وجہ نشان زد کریں جس کے لیے گاہک نے لکھا: قیمت، ڈیلیوری، پروڈکٹ کا سوال، آرڈر میں تبدیلی، شکایت۔ ایک مہینے بعد انہیں گنیں۔ جو ٹیگ سب سے زیادہ نظر آئے وہ بتاتا ہے کہ آپ کو پروڈکٹ پیج پر کیا ڈالنا ہے، اگلا کون سا جواب خودکار کرنا ہے اور کون سی پوسٹ لکھنی ہے۔ ہفتہ وار عادت کی وضاحت اپنے تجزیے جلدی پڑھنے میں کی گئی ہے۔
ٹیگز کی فہرست مختصر رکھیں، زیادہ سے زیادہ چھ سے دس، ورنہ کوئی بھی انہیں باقاعدگی سے استعمال نہیں کرے گا۔ جو ٹیگ ہر بار لگایا جائے وہ اس لمبی فہرست سے زیادہ قیمتی ہے جو کبھی کبھار لگائی جائے۔
آواز کو یکساں رکھیں
جب کئی لوگ جواب دیتے ہیں تو دکان کئی دکانوں جیسی سنائی دینے لگتی ہے۔ اندازِ گفتگو کا ایک مختصر نوٹ لکھیں: آپ کیسے سلام کرتے ہیں، کیا پہلے نام استعمال کرتے ہیں، آپ کتنے رسمی ہیں، کن الفاظ سے پرہیز کرتے ہیں۔ محفوظ جوابات کو اسی آواز میں رکھیں اور وقتاً فوقتاً ان کا جائزہ لیں۔ ایسے جوابات لکھنے کے لیے جو انسانی لگیں، دیکھیں خودکار جوابات جو روبوٹ جیسے نہ لگیں۔
پہلے ہفتے کا منصوبہ
- پہلا دن: اپنے چینلز منسلک کریں اور دیکھیں کہ کتنی گفتگوئیں زیر التوا ہیں۔
- دوسرا دن: اپنے پانچ سب سے عام سوالات کے محفوظ جوابات لکھیں۔
- تیسرا دن: مالکان، ٹیگز اور جوابی وقت کے ہدف پر اتفاق کریں۔
- چوتھا دن: معمول کے سوالات اور حوالگی کے اصول کے لیے آٹومیشن آن کریں۔
- پانچواں دن: گفتگوؤں کا جائزہ لیں، کچے پہلو ٹھیک کریں اور نوٹ کریں کہ اگلے ہفتے کیا بہتر کرنا ہے۔
لوگوں کے درمیان حوالگی
مشترکہ ان باکس میں سب سے نازک لمحہ حوالگی ہے: ایک شخص شفٹ ختم کرتا ہے، یا گفتگو کسی ساتھی کو منتقل کرتا ہے۔ عادت بنائیں کہ گفتگو پر ایک مختصر نوٹ چھوڑیں جس میں لکھا ہو گاہک کیا چاہتا ہے، کیا وعدہ کیا گیا ہے اور کیا ابھی کھلا ہے۔ اگلا شخص پھر ایسے جاری رکھ سکتا ہے جیسے وہ شروع سے موجود تھا، اور گاہک کو تبدیلی کا پتہ ہی نہیں چلتا۔ اس میں تیس سیکنڈ لگتے ہیں، اور یہ ان بہت سے بے تکے لمحات کو روکتا ہے جو اس وقت ہوتے ہیں جب ٹیم ایک گاہک کو بانٹتی ہے۔
آخری مشورہ: مہینے میں ایک بار خود ان باکس کا جائزہ لیں۔ جو گفتگوئیں کھلی رہ گئیں انہیں بند کریں، جو محفوظ جوابات کوئی استعمال نہیں کرتا انہیں ہٹا دیں، اور جن کے حقائق بدل گئے ہیں انہیں اپ ڈیٹ کریں۔ صاف ان باکس تیز ان باکس ہوتا ہے۔
عام سوالات
کیا مشترکہ ان باکس سے فائدہ اٹھانے کے لیے مجھے ٹیم کی ضرورت ہے؟
نہیں۔ ایک فرد بھی ایک فہرست، پوری سرگزشت اور محفوظ جوابات سے فائدہ اٹھاتا ہے، اور بعد میں ساتھی شامل کرنا آسان ہو جاتا ہے۔
کیا گاہک محسوس کریں گے کہ کئی لوگ جواب دے رہے ہیں؟
اگر آواز یکساں ہو اور سرگزشت سب کو نظر آئے تو نہیں۔ گاہک اس وقت محسوس کرتے ہیں جب انہیں خود کو دہرانا پڑے، اس لیے یقینی بنائیں کہ ہر شخص جواب دینے سے پہلے پوری گفتگو پڑھے۔
رات کو آنے والے میسجز کا کیا کریں؟
آٹومیشن کو معمول کے سوالات کا جواب دینے دیں اور باقی کے لیے ایماندارانہ توقعات طے کریں: "ہم نو بجے کھلتے ہی جواب دیں گے۔" سچائی سے بتایا گیا وقت آن لائن ہونے کے جھوٹے وعدے سے بہتر ہے۔
Kwamle Media کہاں فٹ بیٹھتا ہے
Kwamle Media آپ کے منسلک چینلز کی گفتگو کو ایک متحد ان باکس میں لاتا ہے، جس کے پیچھے وہی آٹومیشن اور اسٹور موجود ہے۔ انٹیگریشنز کا صفحہ دکھاتا ہے کہ آپ کیا منسلک کر سکتے ہیں، اور آپ اس چینل سے شروع کر سکتے ہیں جو آپ کو سب سے زیادہ میسجز بھیجتا ہے۔
