خودکاری اپنی افادیت اُن پیغامات پر ثابت کرتی ہے جو آپ کو روز ملتے ہیں: قیمت، سائز، ڈیلیوری کا وقت، کھلنے کے اوقات۔ زیادہ تر کاروبار یہ غلطی کرتے ہیں کہ جواب کے ساتھ لہجہ بھی خودکار بنا دیتے ہیں۔ نتیجہ ایک سانچے والے خط جیسا لگتا ہے۔ خودکاری کی رفتار اور حقیقی گفتگو کا احساس دونوں برقرار رکھنے کا طریقہ یہ ہے۔
1. اُن سوالوں سے شروعات کریں جو آپ کو واقعی موصول ہوتے ہیں
اپنا ان باکس کھولیں اور پچھلی سو گفتگو پڑھیں۔ وہ دس سوال لکھ لیں جو بار بار سامنے آتے ہیں۔ یہی دس آپ کے پہلے خودکار جوابات ہیں، اِس کے سوا کچھ نہیں۔ کم پوچھے جانے والے سوالوں کو خودکار بنانا کسی کا وقت بچائے بغیر پیچیدگی بڑھاتا ہے۔
2. اپنے بہترین سیلز پرسن کی طرح لکھیں، ہدایت نامے کی طرح نہیں
اپنی ٹیم کا جو بہترین رکن جواب دیتا ہے، اُس کے الفاظ اپنائیں۔ ہر پیغام میں ایک خیال ہو۔ ایک وقت میں ایک سوال ہو۔ جواب سے پہلے شرائط و ضوابط کا کوئی پیراگراف نہ ہو۔ اگر جواب کے تین حصے درکار ہوں تو متن کے ایک لمبے انبار کی بجائے تین مختصر پیغام بھیجیں۔
3. بوٹ کو "مجھے یقین نہیں" کہنے دیں
اندازہ لگانے والا بوٹ اُس بوٹ سے بدتر ہے جو تسلیم کرتا ہے کہ اُسے نہیں معلوم۔ اِسے ایک واضح متبادل جواب دیں: "میں چاہتا ہوں کہ یہ آپ کے لیے بالکل درست ہو۔ مجھے اِسے کسی ایسے ساتھی کے حوالے کرنے دیں جو تصدیق کر سکے۔" گاہک حوالے کرنے کو معاف کر دیتے ہیں۔ غلط قیمت کو معاف نہیں کرتے۔
4. گاہک کے اپنے الفاظ استعمال کریں
پہلا نام، جس پروڈکٹ کا اُنہوں نے ذکر کیا اور جو سوال اُنہوں نے پوچھا، اِنہیں دوبارہ استعمال کریں۔ "جی، نیلی جیکٹ میڈیم سائز میں دستیاب ہے" سے جواب ملنے کا احساس ہوتا ہے۔ "جی، پروڈکٹ دستیاب ہے" سے نمٹا دیے جانے کا احساس ہوتا ہے۔ جواب کو ذاتی بنانا کوئی چال نہیں، یہ محض توجہ دینا ہے۔
5. ایک ٹیپ کے فاصلے پر کوئی شخص موجود رکھیں
ہر خودکار فلو میں نکلنے کا ایک واضح راستہ ہونا چاہیے: ایک بٹن یا ایسا جملہ جیسے "کسی شخص سے بات کریں" جو گفتگو کو آپ کی ٹیم کے حوالے کر دے۔ گاہک کو دکھائیں کہ یہ دروازہ موجود ہے، اور زیادہ تر کو اِسے استعمال کرنے کی ضرورت نہیں پڑے گی۔
6. چالو کرنے سے پہلے حقیقی گفتگوؤں سے جانچیں
کسی خودکار جواب کو شائع کرنے سے پہلے، اُس میں گزشتہ بیس حقیقی گفتگو چلا کر جوابات پڑھیں جیسے آپ گاہک ہوں۔ جو بھی چیز آپ کو کھٹکے، اُسے دوبارہ لکھیں۔ یہ آدھا گھنٹہ ہفتوں کے بھدے جوابوں سے بچاتا ہے۔
7. ہفتے میں پندرہ منٹ جائزہ لیں
ہفتے میں ایک بار اُن گفتگوؤں کو پڑھیں جہاں کسی شخص کو گفتگو سنبھالنی پڑی۔ ہر ایک یا تو خودکار بنانے کے قابل نیا سوال ہے یا بہتر بنانے کے قابل جواب۔ چھوٹی ہفتہ وار اصلاحات بوٹ کو کسی سانچے کی بجائے آپ کے کاروبار جیسا بولنے میں مدد دیتی ہیں۔
عملی طور پر یہ کیسا نظر آتا ہے
Kwamle Media میں، وہی فلو آپ کے کمنٹس اور آپ کے نجی پیغامات دونوں کے لیے کام کرتا ہے: خودکاری معمول کے سوالوں کا جواب دیتی ہے، گاہک کو اُس کے سوال کے مطابق لیبل لگاتی ہے، اور جیسے ہی کوئی اصول کہے، گفتگو ان باکس کے حوالے کر دیتی ہے۔ لہجہ آپ کا ہے کیونکہ الفاظ آپ کے ہیں۔
