Untuk mengirim pesan massal kepada pelanggan tanpa spam, mulailah dari apa yang disetujui masing-masing orang untuk diterima. Pemberitahuan stok ulang bisa disambut baik ketika seseorang memintanya. Pengumuman yang sama bisa terasa mengganggu ketika tiba hanya karena nama mereka kebetulan ada di daftar kontak Anda. Catat siapa yang membutuhkan pembaruan itu dan alasannya sebelum menulis pesannya.
Pesan massal tetap merupakan bagian dari percakapan. Pelanggan harus mengenali bisnis Anda, memahami alasan Anda menghubungi mereka, dan tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya. Bangun rutinitas pengiriman Anda berdasarkan harapan tersebut, mulai dari memilih audiens hingga menangani balasan dan permintaan untuk berhenti.
Mengirim pesan massal kepada pelanggan tanpa spam
Mulailah dengan kontak yang sudah ada, yang pernah berinteraksi dengan bisnis Anda dan secara tegas menyetujui jenis pembaruan yang ingin Anda kirim. Pembelian, pertanyaan tentang produk, atau kontak tersimpan bukanlah izin untuk kiriman promosi terus-menerus. Jika izinnya tidak jelas, keluarkan orang itu dari kampanye.
Tawarkan pilihan yang spesifik ketika pelanggan sedang bercakap dengan Anda: jelaskan topik, saluran, dan apakah pembaruan itu sesekali atau berulang. Simpan catatan jawaban mereka dan apa yang Anda tawarkan. Seseorang yang meminta pemberitahuan stok ulang sudah menyetujui pemberitahuan itu; tanyakan secara terpisah tentang berita toko yang lebih luas.
Kemudian gunakan label untuk mempersempit audiens berdasarkan minat yang relevan. Sebelum menyertakan kontak, periksa:
- Izin: pilihan mereka yang tercatat mencakup topik dan saluran ini.
- Relevansi: label tersebut mencerminkan apa yang benar-benar mereka tanyakan, misalnya tas perjalanan biru.
- Kelayakan saat ini: saluran ini mengizinkan pesan tersebut, dan pelanggan belum meminta berhenti.
Kwamle Media memungkinkan Anda memilih kontak yang sudah ada berdasarkan label untuk pesan massal. Gunakan label yang spesifik seperti "stok ulang tas perjalanan" untuk menemukan grup yang relevan, lalu tinjau izin dan pengecualian sebelum mengirim. Label membantu Anda menemukan orang; label bukan bukti persetujuan.
Berikan setiap pesan alasan yang jelas
Pilih satu tujuan saja: umumkan stok ulang yang diminta, jelaskan perubahan jam buka, atau ingatkan peserta tentang kelas yang mereka ikuti. Tempatkan alasan itu di dekat awal pesan. Simpan penawaran yang tidak terkait untuk audiens yang memang memintanya, dan hindari menambahkan katalog ke pembaruan yang praktis.
Bayangkan Emma di London meminta kabar ketika tas biru kembali tersedia. Pesan singkatnya bisa seperti ini:
Halo Emma, ini Lina dari toko tas. Tas biru yang Anda minta kami kabari sudah tersedia kembali. Apakah Anda ingin tahu detailnya? Balas "hentikan pembaruan" untuk menghentikan pemberitahuan stok ulang.
Pesan itu menyebutkan nama pengirim, mengingatkan kembali permintaannya, dan menawarkan langkah berikutnya yang jelas. Pastikan barangnya benar-benar tersedia sebelum mengirim. Gunakan bahasa pelanggan dan istilah produk yang mereka kenal. Nama saja tidak membuat promosi generik menjadi relevan, dan kesan mendesak yang dibuat-buat memberi pelanggan alasan lain untuk tidak memercayainya.
Pilih waktu yang tepat dan ritme yang wajar
Rencanakan pengiriman mengikuti waktu lokal penerima jika Anda mengetahuinya, dan beri ruang bagi tim Anda untuk menjawab. Waktu kirim yang nyaman di London bisa mengganggu seseorang di Toronto. Jangan menebak lokasi pelanggan dari nama atau bahasa mereka. Jika waktunya belum pasti, tanyakan preferensi mereka dalam percakapan yang sedang berlangsung.
Atur frekuensi sesuai dengan janji yang Anda buat. Permintaan stok ulang membutuhkan kabar ketika barang itu kembali tersedia. Pengingat kelas berulang harus mengikuti ritme yang disepakati peserta. Pelanggan yang tidak membalas sebuah pesan tidak berarti ingin menerimanya lagi.
- Tinjau apa yang sudah diterima pelanggan di saluran lain Anda sebelum menambahkan pesan lain.
- Beri jarak pada pengumuman opsional dan lewati pengiriman jika tidak ada kabar yang berguna.
- Hentikan pengingat berulang ketika tujuannya selesai atau pelanggan meminta Anda berhenti.
Di Kwamle Media, Anda dapat menjadwalkan pesan massal atau menyiapkan pengingat berulang, dengan balasan pelanggan masuk ke kotak masuk terpadu. Tentukan waktu dan audiens sebelum menjadwalkan, lalu tinjau kembali sebelum pengiriman. Pastikan ada anggota tim yang siap melanjutkan percakapan.
Periksa aturan dan templat saluran
Gunakan akun milik bisnis Anda, yang terhubung melalui login resmi atau API masing-masing platform. Sebelum menyiapkan kampanye, baca aturan pesan bisnis terbaru untuk saluran tersebut. Periksa apakah penerimanya memenuhi syarat, apakah pesannya sesuai dengan tujuan yang diizinkan, dan apakah jendela pengiriman pesan berlaku. Persetujuan dan percakapan sebelumnya tetap harus memenuhi persyaratan tersebut.
Untuk WhatsApp, periksa kapan templat pesan yang disetujui diperlukan. Jika templat diperlukan, gunakan templat yang disetujui untuk tujuan dan bahasa yang dimaksud, lalu pastikan pesan yang telah diisi mengikuti ketentuannya. Tinjau saluran lain secara terpisah: izin mengirim di satu saluran tidak menjadi izin di saluran lain.
Templat yang sudah disetujui tidak menggantikan pilihan pelanggan atau membatalkan permintaan berhenti. Periksa batas terkini di dokumentasi resmi platform. Periksa ulang kelayakan ketika pesan terjadwal akan dikirim, karena izin atau status percakapan bisa saja berubah. Jika pesan itu tidak diizinkan, jangan kirim.
Permudah berhenti, lalu baca balasan
Berikan setiap pesan massal cara yang singkat dan mudah terlihat untuk berhenti menerima jenis pesan tersebut. Di saluran tempat pelanggan bisa membalas, ajak pelanggan membalas dengan permintaan sederhana seperti "hentikan pembaruan" dan pastikan tim Anda menanganinya. Jika salurannya membutuhkan metode berhenti tertentu, ikuti metode itu. Uji petunjuknya sebelum menggunakannya untuk pelanggan.
Terima permintaan yang jelas dengan kata-kata pelanggan sendiri, meskipun tidak sama persis dengan frasa yang Anda sarankan. Catat permintaan itu di tempat tim memeriksa audiens kampanye, dan keluarkan kontak tersebut dari pesan massal dan pengingat berulang yang relevan di masa mendatang. Tinjau juga hal-hal yang sudah dijadwalkan. Jangan meminta alasan atau mengirim promosi lain yang meminta mereka mempertimbangkan ulang.
Buat catatan kampanye sederhana berisi topik, audiens, waktu pengiriman, dan hasil. Catat jumlah audiens bersama balasan dan permintaan berhenti agar Anda bisa membandingkan pengiriman serupa secara adil. Baca pesan-pesan di balik angka tersebut:
- Balasan yang berguna: catat pertanyaan tentang pembaruan dan permintaan langkah berikutnya.
- Kebingungan: periksa apakah orang memahami pesannya dan ingat pernah memintanya.
- Permintaan berhenti: perhatikan keluhan tentang topik, waktu, atau frekuensi, dan hormati permintaan itu tanpa meminta penjelasan.
- Tidak ada balasan: anggap keheningan sebagai hal yang belum pasti, dan tinjau relevansinya sebelum mempertimbangkan kontak lebih lanjut.
Lebih banyak balasan bisa mencakup lebih banyak keluhan. Lihat percakapan yang berguna dan permintaan berhenti secara bersamaan, lalu ubah audiens, kata-kata, atau waktu jika umpan baliknya memerlukan perubahan. Hindari menganggap daftar penerima yang lebih besar sebagai bukti bahwa kampanye membantu pelanggan.
Persiapkan pengiriman berikutnya berdasarkan apa yang Anda pelajari
Sebelum kampanye berikutnya, baca drafnya sambil merujuk pada janji awal saat pelanggan memberi izin. Pastikan tujuannya masih sesuai, audiensnya memenuhi syarat, permintaan berhenti sudah diterapkan, dan tim Anda bisa menangani balasan. Jika ada bagian yang tidak jelas, selesaikan sebelum mengirim.
Panduan Kwamle Media tentang kampanye dan pengingat pesan massal menjelaskan bagaimana label, penjadwalan, dan balasan kotak masuk saling berkaitan. Untuk percakapan setelah pelanggan merespons, artikel tentang meningkatkan tingkat konversi menawarkan ide-ide terkait untuk membantu orang yang tertarik mengambil langkah berikutnya.
