স্প্যাম না করে গ্রাহকদের কাছে ব্রডকাস্ট মেসেজ পাঠান

স্প্যাম না করে গ্রাহকদের কাছে ব্রডকাস্ট মেসেজ পাঠাতে, প্রথমে দেখুন প্রত্যেকে কী পেতে সম্মত হয়েছেন। কেউ চেয়ে থাকলে একটি রিস্টক অ্যালার্ট স্বাগত হতে পারে। একই ঘোষণা তখন বিরক্তিকর মনে হতে পারে, যখন তা কেবল আপনার কন্টাক্ট লিস্টে নাম থাকার কারণে পৌঁছে যায়। বার্তা লেখার আগে লিখে রাখুন কার আপডেট প্রয়োজন এবং কেন।

একটি ব্রডকাস্ট এখনও কথোপকথনেরই অংশ। গ্রাহকের আপনার ব্যবসা চিনতে পারা উচিত, আপনি কেন লিখছেন তা বোঝা উচিত এবং পরবর্তী পদক্ষেপ কী তা জানা উচিত। দর্শক বাছাই থেকে শুরু করে উত্তর ও থামার অনুরোধ সামলানো পর্যন্ত আপনার পাঠানোর রুটিন এই প্রত্যাশাগুলোর চারপাশে গড়ে তুলুন।

স্প্যাম না করে গ্রাহকদের কাছে ব্রডকাস্ট মেসেজ পাঠান

এমন বিদ্যমান কন্টাক্ট দিয়ে শুরু করুন, যারা আগে আপনার ব্যবসার সঙ্গে কথা বলেছেন এবং আপনি যে ধরনের আপডেট পাঠাতে চান, তাতে স্পষ্টভাবে সম্মতি দিয়েছেন। একটি ক্রয়, পণ্য সম্পর্কে প্রশ্ন বা সংরক্ষিত কন্টাক্ট মানে একটানা প্রচারণা পাঠানোর অনুমতি নয়। সম্মতি স্পষ্ট না হলে ওই ব্যক্তিকে ক্যাম্পেইন থেকে বাদ দিন।

যখন কোনো গ্রাহক ইতিমধ্যে আপনার সঙ্গে কথা বলছেন, তখন পছন্দটি নির্দিষ্ট করুন: বিষয়, চ্যানেল এবং আপডেটটি মাঝে মাঝে নাকি নিয়মিত, তা ব্যাখ্যা করুন। তাদের উত্তর এবং আপনি কী অফার করেছিলেন তার রেকর্ড রাখুন। কেউ রিস্টক অ্যালার্ট চেয়ে থাকলে শুধু সেই অ্যালার্টে সম্মত হয়েছেন; দোকান সংক্রান্ত অন্যান্য খবরের বিষয়ে আলাদা করে জিজ্ঞেস করুন।

তারপর প্রাসঙ্গিক আগ্রহ অনুযায়ী দর্শক সংকীর্ণ করতে ট্যাগ ব্যবহার করুন। কোনো কন্টাক্ট অন্তর্ভুক্ত করার আগে যাচাই করুন:

• সম্মতি: তাদের রেকর্ড করা পছন্দ এই বিষয় ও চ্যানেলকে অন্তর্ভুক্ত করে।
• প্রাসঙ্গিকতা: ট্যাগটি প্রতিফলিত করে তারা আসলে কী সম্পর্কে জিজ্ঞেস করেছিলেন, যেমন একটি নীল ট্রাভেল ব্যাগ।
• বর্তমান যোগ্যতা: চ্যানেলটি এই বার্তার অনুমতি দেয় এবং গ্রাহক অপ্ট আউট করেননি।

Kwamle Media আপনাকে ব্রডকাস্টের জন্য ট্যাগ অনুযায়ী বিদ্যমান কন্টাক্ট বেছে নিতে দেয়। প্রাসঙ্গিক গ্রুপ খুঁজতে "ট্রাভেল ব্যাগ রিস্টক"-এর মতো নির্দিষ্ট লেবেল ব্যবহার করুন, তারপর পাঠানোর আগে সম্মতি ও বাদ পড়া তালিকা পর্যালোচনা করুন। ট্যাগ আপনাকে মানুষ খুঁজে পেতে সাহায্য করে; এটি সম্মতি প্রতিষ্ঠা করে না।

প্রতিটি বার্তাকে একটি স্পষ্ট কারণ দিন

একটি মাত্র উদ্দেশ্য বেছে নিন: অনুরোধ করা রিস্টক ঘোষণা করুন, খোলার সময়ের পরিবর্তন ব্যাখ্যা করুন বা অংশগ্রহণকারীদের তাদের যোগ দেওয়া ক্লাসের কথা মনে করিয়ে দিন। কারণটি শুরুর দিকে রাখুন। সম্পর্কহীন অফার সেই দর্শকের জন্য রাখুন, যারা সেগুলো চেয়েছেন, এবং একটি ব্যবহারিক আপডেটে ক্যাটালগ যোগ করা এড়িয়ে চলুন।

ধরুন লন্ডনের এমা জানতে চেয়েছিলেন কবে নীল ব্যাগটি ফিরে আসবে। একটি ছোট বার্তা এমন হতে পারে:

হ্যালো এমা, আমি ব্যাগের দোকানের লিনা। আপনি যে নীল ব্যাগটির কথা জানাতে বলেছিলেন, সেটি আবার স্টকে এসেছে। বিস্তারিত জানতে চান? রিস্টক মেসেজ বন্ধ করতে "আপডেট বন্ধ করুন" লিখে উত্তর দিন।

বার্তাটি প্রেরকের নাম উল্লেখ করে, অনুরোধটি স্মরণ করিয়ে দেয় এবং একটি স্পষ্ট পরবর্তী পদক্ষেপ দেয়। পাঠানোর আগে নিশ্চিত হন যে পণ্যটি আসলেই পাওয়া যাচ্ছে। গ্রাহকের ভাষা এবং পরিচিত পণ্যের শব্দ ব্যবহার করুন। কেবল নাম ব্যবহার করলে সাধারণ প্রচারণা প্রাসঙ্গিক হয়ে যায় না, আর বানানো জরুরি ভাব গ্রাহককে অবিশ্বাসের আরেকটি কারণ দেয়।

একটি উপযোগী সময় ও মৃদু ছন্দ বেছে নিন

গ্রহীতার স্থানীয় সময় যখন জানা থাকে, তখন সেই অনুযায়ী পরিকল্পনা করুন এবং আপনার টিমের উত্তর দেওয়ার জন্য সময় রাখুন। লন্ডনে পাঠানোর সুবিধাজনক সময় টরন্টোর কাউকে বিরক্ত করতে পারে। নাম বা ভাষা দেখে গ্রাহকের অবস্থান অনুমান করবেন না। সময় নিশ্চিত না হলে, বিদ্যমান কথোপকথনের সময় তাদের পছন্দ সম্পর্কে জিজ্ঞেস করুন।

যে প্রতিশ্রুতি দিয়েছেন, সেই অনুযায়ী ফ্রিকোয়েন্সি নির্ধারণ করুন। রিস্টক অনুরোধের ক্ষেত্রে পণ্যটি ফিরে এলে খবর পাঠানো উচিত। নিয়মিত ক্লাস রিমাইন্ডার অংশগ্রহণকারী যে ছন্দে সম্মত হয়েছেন, সেটি অনুসরণ করা উচিত। একটি বার্তার পরে নীরবতা মানে আবার বার্তা পাওয়ার অনুরোধ নয়।

• অন্য একটি বার্তা যোগ করার আগে আপনার অন্য চ্যানেলে গ্রাহক ইতিমধ্যে কী পেয়েছেন তা পর্যালোচনা করুন।
• ঐচ্ছিক ঘোষণাগুলোর মধ্যে বিরতি রাখুন এবং কোনো দরকারি খবর না থাকলে পাঠানো বাদ দিন।
• উদ্দেশ্য শেষ হলে বা গ্রাহক থামতে বললে নিয়মিত রিমাইন্ডার বন্ধ করুন।

Kwamle Media-তে আপনি ব্রডকাস্ট শিডিউল করতে বা নিয়মিত রিমাইন্ডার সেট করতে পারেন, গ্রাহকের উত্তরগুলো ইউনিফাইড ইনবক্সে আসবে। শিডিউল করার আগে সময় ও দর্শক নির্ধারণ করুন, তারপর পাঠানোর আগে আবার পর্যালোচনা করুন। নিশ্চিত করুন যে টিমের কেউ কথোপকথন চালিয়ে যেতে প্রস্তুত আছেন।

চ্যানেলের নিয়ম ও টেমপ্লেট যাচাই করুন

আপনার ব্যবসার মালিকানাধীন অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করুন, প্রতিটি প্ল্যাটফর্মের অফিসিয়াল লগইন বা API-এর মাধ্যমে সংযুক্ত। ক্যাম্পেইন প্রস্তুত করার আগে সেই চ্যানেলের বর্তমান বিজনেস মেসেজিং নিয়ম পড়ুন। গ্রহীতা যোগ্য কি না, বার্তাটি অনুমোদিত উদ্দেশ্যের সঙ্গে মানানসই কি না এবং কোনো মেসেজিং উইন্ডো প্রযোজ্য কি না তা যাচাই করুন। সম্মতি ও পূর্ববর্তী কথোপকথন থাকলেও ওই প্রয়োজনগুলো পূরণ করতে হবে।

WhatsApp-এর জন্য দেখুন কখন অনুমোদিত মেসেজ টেমপ্লেট প্রয়োজন। টেমপ্লেট প্রয়োজন হলে উদ্দেশ্য ও ভাষার জন্য অনুমোদিত একটি ব্যবহার করুন এবং সম্পূর্ণ বার্তাটি তার প্রয়োজনীয়তা অনুসরণ করছে কি না যাচাই করুন। অন্য চ্যানেল আলাদাভাবে পর্যালোচনা করুন: একটি চ্যানেলে পাঠানোর অনুমতি অন্য চ্যানেলে অনুমতি প্রতিষ্ঠা করে না।

টেমপ্লেট অনুমোদন গ্রাহকের পছন্দের বিকল্প নয় বা অপ্ট আউট বাতিল করে না। প্ল্যাটফর্মের অফিসিয়াল ডকুমেন্টেশনে বর্তমান সীমা যাচাই করুন। নির্ধারিত বার্তা পাঠানোর সময় এলে আবার যোগ্যতা পরীক্ষা করুন, কারণ সম্মতি বা কথোপকথনের অবস্থা বদলে যেতে পারে। বার্তাটি অনুমোদিত না হলে সেটি না পাঠিয়েই রাখুন।

থামানো সহজ করুন, তারপর উত্তরগুলো পড়ুন

প্রতিটি ব্রডকাস্টে ওই ধরনের বার্তা পাওয়া বন্ধ করার একটি সংক্ষিপ্ত, দৃশ্যমান উপায় দিন। যে চ্যানেলে গ্রাহকরা উত্তর দিতে পারেন, সেখানে "আপডেট বন্ধ করুন"-এর মতো সাদামাটা অনুরোধ জানাতে বলুন এবং নিশ্চিত করুন আপনার টিম তা সামলায়। চ্যানেলের নির্দিষ্ট অপ্ট আউট পদ্ধতি থাকলে সেটি অনুসরণ করুন। গ্রাহকদের সঙ্গে ব্যবহারের আগে নির্দেশনাগুলো পরীক্ষা করুন।

গ্রাহক নিজের ভাষায় পরিষ্কার অনুরোধ করলে তা গ্রহণ করুন, তা আপনার প্রস্তাবিত বাক্যের সঙ্গে না মিললেও। টিম যেখানে ক্যাম্পেইনের দর্শক যাচাই করে সেখানে অনুরোধটি রেকর্ড করুন এবং কন্টাক্টটিকে প্রাসঙ্গিক ভবিষ্যৎ ব্রডকাস্ট ও নিয়মিত রিমাইন্ডার থেকে বাদ দিন। ইতিমধ্যে শিডিউল করা কিছু থাকলে তাও পর্যালোচনা করুন। কারণ জিজ্ঞেস করবেন না বা পুনর্বিবেচনার জন্য আরেকটি প্রচারণা পাঠাবেন না।

বিষয়, দর্শক, পাঠানোর সময় ও ফলাফলসহ একটি সাধারণ ক্যাম্পেইন লগ রাখুন। দর্শক সংখ্যা উত্তর ও অপ্ট আউটের পাশাপাশি রেকর্ড করুন, যাতে একই ধরনের পাঠানো ন্যায্যভাবে তুলনা করতে পারেন। সেই মোট সংখ্যার পেছনের বার্তাগুলো পড়ুন:

• দরকারি উত্তর: আপডেট সম্পর্কে প্রশ্ন ও পরবর্তী পদক্ষেপের অনুরোধগুলো নোট করুন।
• বিভ্রান্তি: মানুষ বার্তাটি বুঝেছেন কি না এবং তাঁরা এটি চেয়েছিলেন বলে মনে করতে পারছেন কি না, তা যাচাই করুন।
• অপ্ট আউট: বিষয়, সময় বা ফ্রিকোয়েন্সি নিয়ে অভিযোগ খুঁজুন এবং ব্যাখ্যা না চেয়ে অনুরোধটি সম্মান করুন।
• কোনো উত্তর নেই: নীরবতাকে অনিশ্চিত হিসেবে ধরুন এবং আরও যোগাযোগ বিবেচনার আগে প্রাসঙ্গিকতা পর্যালোচনা করুন।

বেশি উত্তর মানে অভিযোগও বেশি থাকতে পারে। দরকারি কথোপকথন ও অপ্ট আউট একসঙ্গে দেখুন, তারপর ফিডব্যাক যেখানে বলছে সেখানে দর্শক, শব্দচয়ন বা সময় পরিবর্তন করুন। পাঠানোর তালিকা বড় হওয়াকে প্রমাণ হিসেবে বিবেচনা করবেন না যে ক্যাম্পেইন গ্রাহকদের সাহায্য করেছে।

যা শিখেছেন তা দিয়ে পরবর্তী পাঠানো প্রস্তুত করুন

পরবর্তী ক্যাম্পেইনের আগে মূল অপ্ট-ইন প্রতিশ্রুতির সঙ্গে মিলিয়ে খসড়াটি পড়ুন। নিশ্চিত করুন যে উদ্দেশ্য এখনও মানানসই, দর্শক যোগ্য, থামার অনুরোধ প্রয়োগ করা হয়েছে এবং আপনার টিম উত্তর সামলাতে পারবে। কোনো অংশ অস্পষ্ট হলে পাঠানোর আগে সমাধান করুন।

Kwamle Media-এর ব্রডকাস্ট ক্যাম্পেইন ও রিমাইন্ডার গাইড ব্যাখ্যা করে কীভাবে ট্যাগ, শিডিউলিং ও ইনবক্স উত্তর একসঙ্গে কাজ করে। গ্রাহক উত্তর দেওয়ার পরের কথোপকথনের জন্য, আপনার কনভার্শন রেট উন্নত করা নিবন্ধটি আগ্রহী মানুষদের পরবর্তী পদক্ষেপ নিতে সাহায্য করার সম্পর্কিত ধারণা দেয়।