Para sa maraming tindahan, ang WhatsApp ang lugar kung saan talaga natatapos ang mga order: nakapili na ang customer, nagbayad na o pumayag na magbayad pagdating ng delivery, at ngayon naghihintay ng senyales na maayos ang lahat. Ang senyales na iyon ay ang mensahe ng kumpirmasyon. Kapag ipinadala kaagad at malinaw ang pagkakasulat, inaalis nito ang pag-aalinlangan, pinipigilan ang mga pagkakamali, at naiiwasan mo ang mga follow-up na tanong. Kapag huli ang dating o malabo ang mensahe, ito mismo ang magdadala ng mga tanong na gusto mo sanang iwasan.
Ano ang sinasabi ng magandang kumpirmasyon
Iisa lang ang layunin ng kumpirmasyon: masuri ng customer na tama ang pagkakaintindi mo. Ito ang dapat nitong laman, sa ganitong pagkakasunod-sunod:
- Pasasalamat at ang reference ng order. Maikli, magiliw, at madaling banggitin sa susunod.
- Ano ang inorder. Pangalan ng produkto, sukat o kulay, dami.
- Ang kabuuang halaga at paraan ng pagbabayad. Kasama kung may dapat pang bayaran.
- Saan at kailan ito darating. Ang delivery address at tapat na tantiya kung kailan ito darating.
- Ano ang gagawin kung may mali. Isang simpleng linya tulad ng "mag-reply ka rito kung may gusto kang baguhin".
Narito ang isang maikling bersyon:
Salamat, Omar! Kumpirmado na ang Order 1042: 2 × Linen Shirt (M, puti). Babayaran pagdating. Ide-deliver ito sa address mo sa loob ng dalawa hanggang tatlong araw na may pasok. Kung may kailangang baguhin, mag-reply ka lang sa mensaheng ito.
Ulitin ang mga detalyeng sinabi ng customer
Dapat ulitin ng kumpirmasyon ang sinabi sa iyo ng customer, sa kanilang mga salita kung posible. Kapag eksaktong nakasulat ang address, pangalan, at produkto gaya ng pagkaka-type ng customer, agad na makikita ang mga pagkakamali habang may panahon pa para ayusin. Ang generic na "natanggap na ang order mo" ay walang ibinibigay sa customer para i-check.
Tamang oras ng pagpapadala
Ipadala ang kumpirmasyon sa sandaling kumpleto na ang order, hindi sa pagtatapos ng araw. Pagkatapos, magdagdag ng dalawang maikling follow-up kapag kapaki-pakinabang: isang mensahe kapag umalis na ang order para ihatid, at isang maikling mensahe pagdating nito na nagtatanong kung maayos ang lahat. Ipinapakita ng artikulo tungkol sa daloy ng order sa loob ng chat kung saan nababagay ang mga mensaheng ito sa buong pagkakasunod-sunod.
Isipin ang panig ng customer sa screen: magvi-vibrate ang phone, titingnan nila ito, at dapat maintindihan agad ang mensahe sa loob ng dalawang segundo. Kung dumating ang kumpirmasyon ilang sandali pagkatapos ng order, parang maasikaso ang tindahan. Kung dumating ito pagkalipas ng ilang oras, parang naalala lang ito nang huli.
Kailan dapat sumalo ang isang tao
Gumagana ang awtomatikong kumpirmasyon sa normal na kaso. Ipasa sa isang tao ang usapan kapag:
- Sumagot ang customer sa kumpirmasyon na may pagbabagong makakaapekto sa presyo, stock, o delivery.
- Nabigo ang pagbabayad, o sinabi ng customer na dalawang beses silang siningil.
- Ang address ay nasa labas ng mga lugar na hinahatiran mo.
- Sumulat ang customer nang galit, o nagbago ang tono ng mga sagot.
- Hindi pangkaraniwan ang laki ng order o may kasamang pasadyang kahilingan.
Sa bawat kaso, dapat makita ng tao ang buong usapan, para hindi na kailangang ulitin ng customer ang sinabi niya. Ang mga senyales sa itaas ay ipinaliwanag nang mas detalyado sa Kailan dapat iabot ng bot mo sa tao ang usapan.
Tandaan ang mga patakaran ng channel
Bawat messaging platform ay may sariling patakaran kung kailan puwedeng magpadala ng mensahe ang isang negosyo sa isang customer at kung anong mga uri ng mensahe ang pinapayagan, at maaaring magbago ang mga patakarang iyon. Bago ka gumawa ng flow, basahin ang kasalukuyang gabay para sa mga negosyo sa platform na ginagamit mo, magpadala lang ng mga mensaheng inaasahan ng customer, at gawing madali para sa mga tao ang hindi na pagtanggap ng mga ito. Ang kumpirmasyong ipinadala kaagad pagkatapos ng order ang pinakamalinaw na halimbawa ng mensaheng inaasahan ng customer.
Checklist bago ilunsad
- Inuulit ng kumpirmasyon ang produkto, dami, kabuuan, address, at oras ng delivery.
- Tugma ang tono sa tindahan mo at sapat na maikli ang mensahe para basahin sa phone.
- May malinaw na paraan para baguhin o kanselahin.
- Ang mga nabigong pagbabayad at espesyal na kahilingan ay napupunta sa isang tao.
- Sinubukan mo ito gamit ang totoong order, mula sa unang mensahe hanggang sa huli.
Isulat ang mensahe sa sarili mong boses
Ang kumpirmasyon ay isang template, pero hindi ito kailangang magmukhang template. Isipin na ikaw mismo ang nag-aabot ng parsela sa customer nang harapan: ano ang sasabihin mo? Gamitin mo ang mga salitang iyon. Batiin ang customer sa pangalan, iwasan ang mga legal na parirala, at maglagay ng isang magiliw na pangungusap sa dulo. Kung mapaglaro ang tindahan mo, ipakita ito; kung seryoso at pormal, manatili sa ganoon. Ang pagkakapare-pareho ay mas mahalaga kaysa sa istilo, dahil dapat makilala ng customer ang boses mo sa unang mensahe, sa kumpirmasyon, at sa delivery note.
Mga karaniwang tanong
Dapat bang may larawan ng produkto ang kumpirmasyon?
Maaari, lalo na para sa fashion at regalo, kung saan gustong suriin ng customer kung tumutugma ang order sa pinili nila. Unahin ang teksto at gawing bonus ang larawan, para gumagana pa rin ang mensahe kapag mabagal mag-load ang mga larawan.
Paano kung hindi sumagot ang customer sa kumpirmasyon?
Kapag walang sagot, kadalasan ay ibig sabihin nito na maayos ang lahat. Kung gusto mong makasigurado, magdagdag ng isang malumanay na paalala para sa mga order na nangangailangan ng aksyon mula sa customer, tulad ng kulang na detalye, at wala nang iba.
Maaari ba akong magkumpirma ng mga order sa ilang wika?
Oo. Isulat ang kumpirmasyon nang isang beses sa bawat wikang pinagsisilbihan mo, at ipadala ang bersyong tumutugma sa usapan ng customer. Panatilihing simple ang mga salita, para malinis itong maisalin at madaling suriin.
Saan nababagay ang Kwamle Media
Sa Kwamle Media, konektado ang WhatsApp sa parehong store, automations, at inbox gaya ng iba mo pang channels, kaya ang kumpirmasyon at ang pagsalo ng tao ay maisusulat nang isang beses at mai-edit sa isang lugar. Magsimula sa integrations page at subukan muna ito sa isang order.
