Para sagutin ang mga customer mula sa iyong phone bilang isang team, pagkasunduan kung sino ang may hawak sa bawat usapan bago pa man magsimulang mag-type ang sinuman. Kayang ilapit ng isang Android app ang inbox, pero kailangan pa rin ng team ng pinagkasunduang routine. Isipin mong may customer na humihiling na baguhin ang kulay ng isang bag habang ang isang teammate ay nag-aasikaso ng customer sa counter at ang isa naman ay tumitingin ng mga order sa desk. Kailangang malaman nilang dalawa kung sino ang sasagot.
Inilalarawan ng pahina ng Android app ng Kwamle Media ang isang pinag-isang inbox, mga pahintulot ng team, mga mungkahing tugon ng AI na puwedeng i-edit, at mga offline draft. Hindi pa pampubliko ang listahan nito sa store; iaanunsyo ito ng pahina ng app kapag naging pampubliko na. Maaari mong pagkasunduan ang mga gawi sa pagtatrabaho sa ibaba habang pinaplano ang suporta sa mobile.
Sagutin ang mga customer mula sa iyong phone bilang isang team sa Android
Sa simula ng bawat shift, magtalaga ng isang partikular na taong responsable sa mga papasok na tanong. Kung maraming tao ang nagtatrabaho, hatiin ang mga usapan ayon sa mga page na kanilang hinahawakan o sa uri ng tulong na kailangan. Isulat ang napagkasunduan sa lugar na maaaring tingnan ng lahat, kasama ang mga kasamahang wala sa shop. Bago sumagot sa isang kasalukuyang chat, tingnan kung sino na ang may hawak nito.
- Sino ang naka-duty? Pangalanan ang taong nagbabantay sa mga papasok na usapan at sabihin kung kailan matatapos ang kanilang shift.
- Sino ang sumasalo sa mga pagkaantala? Pumili ng kasamahan para sa mga break, nawalang koneksyon, at mga abalang oras sa counter.
- Sino ang tatanggap ng hindi tapos na trabaho? Pagkasunduan kung sino ang sasalo sa mga bukas na tanong kapag nagsimula na ang susunod na shift, at kumpirmahin na nailipat na sa kanila ang responsibilidad.
Sa app, maaaring gumawa ang may-ari ng account ng mga sign-in ng team, piliin ang mga page na hinahawakan ng bawat miyembro, at limitahan ang visibility sa mga nakatalagang usapan. Itugma ang akses na iyon sa mga tungkuling napagkasunduan ninyo. Suriin itong muli kapag may nagbago ng responsibilidad. Bigyan ang bawat teammate ng sarili nilang sign-in sa halip na ipasa-pasa ang mga kredensyal ng may-ari.
Sa pag-set up ng account, ikonekta ang mga sariling account ng negosyo sa pamamagitan ng opisyal na login o API ng bawat platform. Panatilihin ang mga tugon sa loob ng mga patakaran sa pagmemensahe ng channel; hindi binabago ng akses mula sa phone ang pinapayagan ng channel.
Repasuhin ang bawat mungkahi ng AI bago ipadala
Sa app, puwede kang humingi ng mungkahing tugon at i-edit ito bago ipadala. Basahin ang mga pinakabagong mensahe ng customer at ang naunang usapan bago repasuhin ang mungkahi. Sa maliit na screen, madaling hindi mapansin ang pangungusap na nagbabago sa kahulugan ng tanong.
- Suriin ang mga katotohanan. I-verify ang produkto, variant, at mga detalye ng order laban sa impormasyong kayang kumpirmahin ng iyong team.
- Suriin ang pangako. Alisin ang anumang hindi pa kumpirmadong petsa ng paghahatid, pag-apruba ng refund, o claim sa stock.
- Suriin ang tanong. Sagutin ang talagang itinanong ng customer, kasama ang anumang pagtatama na ipinadala nila pagkatapos.
- Suriin ang mga salita. Gamitin ang wika ng customer kung kaya itong repasuhin ng iyong team, at palitan ang mga pariralang hindi mo mismo sasabihin.
Kung sinasabi ng isang mungkahi na naaprubahan na ang isang kapalit ngunit wala pang nagsuri, alisin ang pangungusap na iyon. Hilingin sa responsableng teammate na kumpirmahin ang desisyon. Maaari pa ring maging mali ang isang tugong mukhang sigurado. Kapag may detalye pa ring hindi tiyak, ipaliwanag kung ano ang kailangang suriin sa halip na punan ang puwang ng hula.
Subaybayan ang mga draft kapag nawalan ng koneksyon
Pinapanatili ng app na nababasa ang mga kamakailang usapan offline, awtomatikong ipinapadala ang mga tugon na isinulat offline kapag bumalik ang koneksyon, at itinatago ang hindi tapos na trabaho bilang draft sa iyong phone. Siguraduhing nauunawaan ng lahat kung paano ito gumagana bago ito asahan. Ang isang offline na tugon ay maaaring maipadala kapag muli kang nakonekta, kaya iwasang maglagay rito ng mga pangakong hindi pa sigurado.
- Basahin ang kamakailang usapan para sa konteksto, at tandaan na maaaring may mga bagong mensaheng dumating habang offline ka.
- Sabihin sa naka-duty na teammate ang tungkol sa pagkaantala sa pamamagitan ng napagkasunduan ninyong alternatibong paraan kung maaari. Tukuyin ang chat at sabihin kung sumulat ka ng tugon.
- Kapag nakabalik na ang koneksyon, basahin ang updated na usapan at tingnan kung ano ang naipadala bago sumulat ng panibagong sagot ang sinuman.
Dahil naka-save sa phone ang hindi tapos na trabaho, sabihin sa susunod na teammate kung ano ang nilalaman nito sa halip na ipagpalagay na nabasa na nila ito. Ipaubaya sa isang taong makakapag-verify ang desisyong nangangailangan ng pinakabagong impormasyon sa stock. Kung binago ng customer ang kanilang request habang may pagkaantala, tugunan muna ang pagbabagong iyon bago ipagpatuloy ang naunang sagot.
Ipasa ang mga kumplikadong chat sa isang taong nasa desk
Mainam ang phone para sa isang tiyak na tanong. Ang isang usapan na nangangailangan ng maraming record na nakabukas nang sabay-sabay ay maaaring mas madaling hawakan sa desk. Ipasa ito sa isang pinangalanang kasamahan na may akses at awtoridad na lutasin ito, lalo na kapag may kinalaman ito sa:
- Isang hindi pagtutugma sa bayad o kahilingan sa refund na kailangang suriin nang magkasama ang mga detalye ng order at bayad.
- Isang pasadyang kahilingan na nakasalalay sa mga dokumento, espesipikasyon ng produkto, o desisyon ng manager.
- Isang reklamo o paulit-ulit na hindi pagkakaunawaan na nangangailangan ng maingat na pagbabasa ng buong usapan.
Sabihin sa customer kung ano ang ginagawa mo sa simpleng pananalita:
Ipinapatingin ko sa isang kasamahan ang mga detalye ng order. Magpapatuloy tayo rito kapag nakumpirma na ang mga detalyeng iyon.
Bigyan ang iyong kasamahan ng maikling buod sa pamamagitan ng napagkasunduan ninyong paraan ng paglipat ng trabaho: kung ano ang gusto ng customer, kung ano ang sinuri mo, kung ano ang nasabi mo na, at kung ano ang hindi pa napagpapasyahan. Hilingin sa kanila na kumpirmahin na tinanggap na nila ang usapan. Kung bibigyan mo ang customer ng oras ng follow-up, pagkasunduan muna ito sa kasamahan na iyon. Panatilihing malinaw ang responsibilidad hanggang tanggapin ang paglipat.
Itakda ang mga hangganan ng notification para sa shift
Ang isang notification ng bagong mensahe sa app ay nagbubukas mismo ng usapan. Basahin ang buong usapan bago sumagot, lalo na kung ilang mensahe ang sabay-sabay na dumating, para maunawaan mo ang kumpletong kahilingan.
Pagkasunduan kung aling mga sitwasyon ang sapat na dahilan para mang-istorbo, tulad ng isang aktibong problema sa order na hindi kayang lutasin ng naka-duty. Ang ibang mga tanong ay maaaring manatili sa kasamahang humahawak na sa mga ito. Gamitin ang mga setting ng notification ng iyong phone upang suportahan ang iyong mga oras ng trabaho, at kumpirmahin ang sasalo bago patahimikin ang mga alerto sa trabaho sa pagtatapos ng shift.
Ang kakayahang sumagot mula sa phone ay hindi dapat maging dahilan para permanenteng naka-duty ang lahat. Protektahan ang mga break sa pamamagitan ng malinaw na paglipat ng trabaho, at sabihin sa mga customer kung kailan available ang team. Kung patuloy na sumasagot ang isang kasamahan sa labas ng kanilang shift, repasuhin ang workload at ang kaayusan sa pagsasalo. Ituring ang pattern na iyon bilang isyu sa bilang ng tauhan na dapat pag-usapan.
Isagawa ang routine
Sama-samang subukan ang isang halimbawang usapan bago ang susunod na shift. Magpasya kung sino ang sasagot, kung sino ang susuri sa hindi tiyak na mungkahi, kung ano ang gagawin kapag nawalan ng koneksyon, at kung sino ang sasalo sa desk. Tapusin sa pamamagitan ng pagkumpirma na ang taong umaalis sa duty ay maaaring iwan ang usapan sa isang pinangalanang kasamahan.
Gamitin ang gabay sa mobile app para sa mga support team para repasuhin kung paano inilalarawan ng Kwamle Media ang akses sa phone. Pagkatapos ay pagkasunduan ang mga kasong nangangailangan ng personal na atensyon gamit ang gabay sa kung kailan ipapasa sa isang tao. Panatilihin ang iyong listahan ng naka-duty, mga napiling akses, at mga panuntunan sa paglipat ng trabaho kung saan maaaring tingnan ng lahat.
