Kung iniisip mo kung paano i-set up ang WhatsApp Business API para sa isang maliit na tindahan, magsimula sa mga desisyon sa likod ng koneksyon. Aling numero ang pag-aari ng tindahan, sino ang sasagot kapag nag-iimpake ka ng mga order, at ano ang ligtas na masasabi ng isang awtomatikong tugon? Ang isang tindahan sa Lisbon na humahawak ng mga tanong sa delivery at isang tindahan sa Toronto na nagsusuri ng mga size ay nangangailangan ng parehong mga pangunahing bagay: tumpak na impormasyon, pahintulot na mag-follow up, at isang taong responsable sa bawat pag-uusap.
Paano i-set up ang WhatsApp Business API sa maliit na shop
Magsimula sa numerong pag-aari ng negosyo at maaari mong ilaan sa pakikipag-usap sa customer. Dapat ay magamit mo pa rin ito kapag may umalis na empleyado o nagpalit ng personal na telepono. Tingnan kung makukumpleto ng may-ari ang mga hakbang sa pagpapatunay na hinihingi sa opisyal na proseso ng koneksyon.
Bago kumonekta, ihanda ang checklist na ito:
- Pagmamay-ari ng numero. Kumpirmahin na kontrolado ng negosyo ang numero at mapapanatili nito ang access dito sa paglipas ng panahon.
- Access sa account. Tiyaking may pahintulot ang taong magkokonekta nito na pamahalaan ang business account at alam kung paano mabawi ang access.
- Profile ng negosyo. Ihanda ang pangalan ng tindahan na nakikilala ng mga customer, malinaw na larawan sa profile, at maikli at tumpak na paglalarawan ng iyong ibinebenta.
- Suporta sa customer. Panatilihing napapanahon ang mga detalye ng suporta sa profile, at magpasya kung paano makakausap ng mga customer ang isang tao kapag kailangang suriin ang isang sagot.
Kung ginagamit na ang numero, tingnan ang kasalukuyang opisyal na mga tagubilin sa onboarding para sa sitwasyon nito bago baguhin ang anuman. Huwag ipagpalagay na ang bawat kasalukuyang setup ay sumusunod sa parehong mga hakbang sa koneksyon. Basahin ang profile gaya ng gagawin ng isang customer: dapat malinaw kung aling tindahan ang sumasagot.
Ihanda ang mga pang-araw-araw na sagot bago i-on ang AI
Tipunin ang mga tanong na talagang natatanggap mo at isulat ang mga sagot na sinang-ayunan ng iyong team. Bigyan ang bawat sagot ng malinaw na hangganan: kung ano ang alam, kung ano ang maaaring magbago, at kung ano ang dapat suriin ng isang tao. Kapag naihanda mo ang materyal na ito bago paganahin ang mga tugon, mas madaling mapansin ang sagot na nag-iimbento ng detalye.
- Oras ng operasyon. Isama ang mga araw na sarado at ipaliwanag kung kailan available ang staff upang ipagpatuloy ang isang pag-uusap.
- Delivery. Ilista ang mga lugar na pinaglilingkuran mo at kung paano sinusuri ng team ang hindi pangkaraniwang destinasyon o delivery request.
- Mga produkto. Ipaliwanag ang mga size, kulay at karaniwang pagkakaiba, at hilingin sa staff na suriin ang availability kapag hindi ito tiyak.
- Mga order at pagbabayad. Ilarawan kung paano mag-order at ang mga paraan ng pagbabayad na tinatanggap ng iyong tindahan, nang hindi nanghuhula kung nagtagumpay ang isang partikular na pagbabayad.
- Mga pagbabago at reklamo. Isulat nang malinaw ang iyong mga patakaran sa pagpapalit at ipasa sa isang tao ang mga kahilingan sa refund, hindi pagkakasundo, at mga exception.
Gamitin ang mga sagot na ito upang itakda ang tono, wika, at mga halimbawang tugon ng AI. Subukan ang mga normal na tanong, hindi kumpletong mga tanong, at isang kahilingan para sa isang bagay na hindi mo inaalok. Tingnan ang mga wikang ginagamit ng iyong mga customer. Kung ang isang tugon ay nangangako ng hindi pa kumpirmadong delivery o nag-iimbento ng stock, baguhin ang mga tagubilin at subukan muli bago paganahin ang mga awtomatikong tugon.
Kumonekta nang opisyal at ilagay ang team sa iisang numero
Mag-log in nang opisyal mula sa iyong dashboard gamit ang account na pag-aari ng iyong negosyo. Piliin ang nilalayong business account at numero, suriin ang mga pahintulot na hinihingi, at kumpletuhin ang mga hakbang na ipinapakita. Ituon ang unang pagsubok sa kung nakakarating sa tamang lugar ang mensahe ng customer at nakakarating sa nagpadala ang tugon ng staff.
Sa Kwamle Media, ang koneksyon ay gumagamit ng opisyal na Cloud API at hindi nangangailangan ng code. Makikita sa pinag-isang inbox ang mga pag-uusap sa numerong ito kasama ng iba mo pang konektadong channel. Maaaring magtalaga ang staff ng mga chat at magdagdag ng mga tag. Kapag kinuha ng isang tao ang pag-uusap mula sa bot, hihinto ang bot sa pagsagot sa pag-uusap na iyon, at mababasa ng tao ang kasaysayan bago tumugon.
- Magkasundo kung sino ang tumitingin sa mga papasok na chat sa oras ng operasyon at kung sino ang sasalo kapag wala sila.
- Italaga ang bawat pag-uusap sa isang partikular na kasamahan, na may mga simpleng tag tulad ng "tanong sa order" o "kailangang suriin".
- Magsanay ng paglipat pagkatapos ihanda ang mga tugon ng AI: humingi ng tao, kunin ang chat, at tiyaking hindi na sumasagot ang bot.
Dapat basahin ng susunod na kasamahan ang napag-usapan na bago muling humingi ng mga detalye sa customer. Pinakamahusay na gumagana ang ibinahaging access kapag malinaw ang responsibilidad.
Kumuha ng pahintulot at ihanda ang mga tamang template ng mensahe
Ang tanong ng customer ay isang bagay na dapat mong sagutin; hindi ito nangangahulugang gusto nila ng hindi kaugnay na mga alok sa ibang pagkakataon. Bago magpadala ng mga follow-up, kumuha ng pahintulot para sa mga mensaheng balak mong ipadala. Ipaliwanag kung aling tindahan ang makikipag-ugnayan sa kanila at kung tungkol saan ang mga mensahe. Itala ang kanilang pinili at igalang ang mga kahilingang huminto, kabilang ang mga kahilingang ginawa sa labas ng chat.
Sa ilalim ng kasalukuyang patakaran ng WhatsApp, binubuksan ng mensahe ng customer ang isang customer service window, at nire-reset ito ng isa pang mensahe ng customer. Habang bukas ang window na iyon, maaari kang magpadala ng mga malayang tugon: mga sagot na isinulat sa iyong sariling mga salita nang walang aprubadong template. Kapag nagsara ito, maaari ka lamang magpadala ng mga aprubadong template ng mensahe. Ang iyong sariling papalabas na mensahe ay hindi nagre-reset ng window.
- Kapag nagsimula ng pag-uusap ang negosyo, gumamit ng aprubadong template ayon sa layunin nito at suriin muna ang pahintulot ng customer.
- Kapag tumugon ang isang customer, tingnan kung bukas ang service window bago magpatuloy sa mga malayang sagot.
- Kapag dapat nang magpadala ng follow-up, tingnan muli ang window; hindi nananatiling bukas ang window nang walang katapusan dahil lang sa naunang pag-uusap.
Ihanda ang mga template para sa mga inaasahang mensahe, tulad ng update sa order o isang kahilingang kumpirmahin ang isang order. Ang na-save na draft ay hindi awtomatikong isang aprubadong template. Panatilihing nakatuon sa order ang mga mensahe ng order, at tingnan ang mga kasalukuyang limitasyon sa opisyal na dokumentasyon ng platform bago mag-set up ng pagpapadala. Ilapat ang mga pagsusuring ito sa mga mensahe ng staff at sa mga awtomatikong tugon.
Kumpirmahin ang bawat order bago ipadala
Ang pagdating ng order at ang pagkumpirma ng customer sa mga detalye nito ay magkahiwalay na mga hakbang. Bago mag-impake, hilingin sa customer na suriin kung ano ang iyong naunawaan. Gawing malinaw ang susunod na aksyon, at mag-iwan ng paraan upang maitama ang isang pagkakamali.
- Banggitin muli ang produkto, napiling size o kulay, at dami.
- Ipakita ang napagkasunduang kabuuan, paraan ng pagbabayad, at kung kailangan pa bang suriin ang pagbabayad.
- Hilingin sa customer na suriin ang kanilang mga detalye sa delivery at ang oras ng delivery na talagang napagkasunduan mo.
- Ipaliwanag kung paano kumpirmahin o humiling ng pagbabago, at ipaayos sa isang tao ang mga pagbabago bago mag-impake.
Halimbawa, kasama ng buod ng order:
Hello Emma, pakitingnan ang asul na backpack at ang mga detalye ng delivery sa iyong order summary, pagkatapos ay kumpirmahin bago namin ito i-pack. Mag-reply dito kung may kailangang baguhin.
Para sa mga order mula sa isang Kwamle Media store, maaaring kumpirmahin ng mga customer sa WhatsApp sa isang tap bago ipadala. Maaaring tingnan ng iyong team ang mga hindi pa kumpirmadong order sa inbox. Ipadala lamang ang kahilingan sa pagkumpirma nang may pahintulot ng customer at gumamit ng aprubadong template kapag kinakailangan. Kapag hindi sumagot ang customer, ituring itong order na dapat suriin, hindi kumpirmasyon na handa na itong ipadala.
Subukan ang buong proseso bago ito buksan sa mga customer
Magsagawa ng pagsubok na may nagbabantay mula sa isang papasok na tanong hanggang sa paglipat sa staff at isang pagkumpirma ng order. Tingnan ang profile, ang katumpakan ng mga sagot, ang mga panuntunan sa mensahe, at kung sino ang humahawak ng hindi pa kumpirmadong order. Suriin ang mga unang pag-uusap at i-update ang iyong mga sagot kapag nagbago ang mga detalye ng tindahan.
Gamitin ang gabay sa WhatsApp Business API para sa maliit na negosyo upang suriin ang koneksyon at ibinahaging inbox. Pagkatapos ay gamitin ang gabay sa pagkumpirma ng order sa WhatsApp upang pinuhin ang mensaheng natatanggap ng mga customer bago mo ihanda ang kanilang mga parcel.
