Jika anda sedang mencari cara menyediakan WhatsApp Business API untuk kedai kecil, mulakan dengan keputusan di sebalik sambungan. Nombor mana milik kedai, siapa yang menjawab semasa anda membungkus pesanan, dan apakah yang boleh dikatakan oleh balasan automatik dengan selamat? Kedai di Lisbon yang menguruskan soalan penghantaran dan kedai di Toronto yang menyemak saiz memerlukan asas yang sama: maklumat tepat, kebenaran untuk membuat susulan dan seseorang yang bertanggungjawab bagi setiap perbualan.
Cara menyediakan WhatsApp Business API untuk kedai kecil
Mulakan dengan nombor yang dimiliki oleh perniagaan dan boleh dikhaskan untuk perbualan pelanggan. Anda sepatutnya dapat terus menggunakannya apabila seorang pekerja berhenti atau menukar telefon peribadi mereka. Pastikan pemilik boleh melengkapkan langkah pengesahan yang diminta semasa proses sambungan rasmi.
Sebelum menyambungkan, sediakan senarai semak ini:
- Pemilikan nombor. Sahkan bahawa perniagaan mengawal nombor itu dan boleh mengekalkan akses kepadanya dalam jangka panjang.
- Akses akaun. Pastikan orang yang menyambungkannya mempunyai kebenaran untuk mengurus akaun perniagaan dan tahu cara memulihkan akses.
- Profil perniagaan. Sediakan nama kedai yang dikenali pelanggan, imej profil yang jelas dan penerangan ringkas serta tepat tentang apa yang anda jual.
- Sokongan pelanggan. Pastikan butiran sokongan dalam profil sentiasa terkini, dan tentukan cara pelanggan boleh menghubungi seseorang apabila jawapan perlu disemak.
Jika nombor itu sudah digunakan, semak arahan pendaftaran rasmi terkini untuk situasi nombor itu sebelum mengubah apa-apa. Jangan anggap setiap persediaan sedia ada mengikut langkah sambungan yang sama. Baca profil itu dari sudut pandangan pelanggan: mesti jelas kedai mana yang menjawab.
Sediakan jawapan harian sebelum menghidupkan AI
Kumpulkan soalan yang benar-benar anda terima dan tulis jawapan yang dipersetujui pasukan anda. Berikan setiap jawapan sempadan yang jelas: apa yang diketahui, apa yang mungkin berubah dan apa yang mesti disemak oleh seseorang. Menyediakan bahan ini sebelum mengaktifkan balasan memudahkan anda mengesan jawapan yang mereka-reka butiran.
- Waktu operasi. Sertakan hari tutup dan terangkan bila kakitangan tersedia untuk menyambung perbualan.
- Penghantaran. Senaraikan kawasan yang anda layani dan cara pasukan menyemak destinasi luar biasa atau permintaan penghantaran.
- Produk. Terangkan saiz, warna dan perbezaan biasa, dan minta kakitangan menyemak ketersediaan apabila tidak pasti.
- Pesanan dan pembayaran. Terangkan cara membuat pesanan dan kaedah pembayaran yang diterima kedai anda, tanpa meneka sama ada sesuatu pembayaran berjaya.
- Perubahan dan aduan. Tulis peraturan pertukaran anda dengan jelas dan serahkan permintaan bayaran balik, perselisihan dan pengecualian kepada seseorang.
Gunakan jawapan ini untuk menetapkan nada, bahasa dan contoh balasan AI. Uji soalan biasa, soalan yang tidak lengkap dan permintaan untuk sesuatu yang tidak anda tawarkan. Semak bahasa yang digunakan pelanggan anda. Jika balasan menjanjikan penghantaran yang belum disahkan atau mereka-reka stok, semak semula arahan dan uji semula sebelum mengaktifkan balasan automatik.
Sambungkan secara rasmi dan satukan pasukan pada nombor yang sama
Gunakan log masuk rasmi daripada papan pemuka anda dengan akaun yang dimiliki oleh perniagaan anda. Pilih akaun perniagaan dan nombor yang dimaksudkan, semak kebenaran yang diminta dan lengkapkan langkah yang ditunjukkan. Pastikan ujian pertama tertumpu pada sama ada mesej pelanggan sampai ke tempat yang betul dan balasan kakitangan sampai kepada pengirim.
Dalam Kwamle Media, sambungan menggunakan Cloud API rasmi dan tidak memerlukan kod. Peti masuk bersatu menghimpunkan perbualan daripada nombor itu bersama saluran lain yang anda sambungkan. Kakitangan boleh menugaskan sembang dan menambah label. Apabila seseorang mengambil alih daripada bot, bot itu berhenti menjawab perbualan tersebut, dan orang itu boleh membaca sejarah perbualan sebelum membalas.
- Sepakati siapa yang menyemak sembang masuk pada waktu operasi dan siapa yang mengambil alih ketika mereka tiada.
- Tugaskan setiap perbualan kepada rakan sepasukan tertentu, dengan label mudah seperti "soalan pesanan" atau "perlu disemak".
- Praktikkan serah tugas selepas menyediakan balasan AI: minta bercakap dengan seseorang, ambil alih sembang dan pastikan bot kekal senyap.
Rakan sepasukan seterusnya harus membaca apa yang telah dibincangkan sebelum meminta butiran daripada pelanggan sekali lagi. Akses bersama berfungsi paling baik apabila tanggungjawab jelas.
Dapatkan kebenaran dan sediakan templat mesej yang betul
Soalan pelanggan memberi anda sesuatu untuk dijawab; ini tidak bermakna mereka mahu tawaran yang tidak berkaitan kemudian. Sebelum menghantar susulan, dapatkan kebenaran untuk mesej yang anda ingin hantar. Terangkan kedai mana yang akan menghubungi mereka dan kandungan mesej yang akan dihantar. Simpan rekod pilihan mereka dan hormati permintaan untuk berhenti, termasuk permintaan yang dibuat di luar sembang.
Di bawah dasar semasa WhatsApp, mesej pelanggan membuka tetingkap perkhidmatan pelanggan, dan mesej pelanggan lain menetapkannya semula. Semasa tetingkap itu terbuka, anda boleh menghantar balasan bebas: jawapan yang ditulis dengan perkataan anda sendiri tanpa menggunakan templat yang diluluskan. Apabila ia ditutup, anda hanya boleh menghantar templat mesej yang diluluskan. Mesej keluar anda sendiri tidak menetapkan semula tetingkap itu.
- Apabila perniagaan memulakan perbualan, gunakan templat yang diluluskan untuk tujuan yang dimaksudkan dan semak kebenaran pelanggan terlebih dahulu.
- Apabila pelanggan membalas, semak bahawa tetingkap perkhidmatan terbuka sebelum meneruskan dengan jawapan bebas.
- Apabila susulan perlu dihantar, semak tetingkap itu sekali lagi; perbualan terdahulu tidak membiarkannya terbuka selama-lamanya.
Sediakan templat untuk mesej yang dijangkakan, seperti kemas kini pesanan atau permintaan untuk mengesahkan pesanan. Draf yang disimpan tidak semestinya templat yang diluluskan secara automatik. Pastikan mesej pesanan tertumpu pada pesanan, dan semak had semasa dalam dokumentasi rasmi platform sebelum menyediakan penghantaran mesej. Gunakan semakan ini untuk mesej kakitangan dan balasan automatik.
Sahkan setiap pesanan sebelum penghantaran
Pesanan yang masuk dan pengesahan butirannya oleh pelanggan adalah langkah yang berasingan. Sebelum membungkus, minta pelanggan menyemak apa yang anda fahami. Jelaskan tindakan seterusnya, dan berikan cara untuk membetulkan kesilapan.
- Nyatakan semula produk, saiz atau warna yang dipilih, dan kuantiti.
- Tunjukkan jumlah yang dipersetujui, kaedah pembayaran dan sama ada pembayaran masih perlu disemak.
- Minta pelanggan menyemak butiran penghantaran dan masa penghantaran yang sebenarnya telah anda persetujui.
- Terangkan cara mengesahkan atau meminta perubahan, dan minta seseorang menyelesaikan perubahan sebelum membungkus.
Sebagai contoh, bersama ringkasan pesanan:
Helo Emma, sila semak beg galas biru dan butiran penghantaran dalam ringkasan pesanan anda, kemudian sahkan sebelum kami membungkusnya. Balas di sini jika ada apa-apa yang perlu diubah.
Untuk pesanan daripada kedai Kwamle Media, pelanggan boleh mengesahkan di WhatsApp dengan satu ketukan sebelum penghantaran. Pasukan anda boleh menyemak pesanan yang belum disahkan dalam peti masuk. Hantar permintaan pengesahan hanya dengan kebenaran pelanggan dan gunakan templat yang diluluskan apabila diperlukan. Anggap ketiadaan jawapan sebagai tanda pesanan perlu disemak, dan bukannya sebagai pengesahan bahawa pesanan itu sedia untuk dihantar.
Uji keseluruhan perjalanan sebelum membukanya kepada pelanggan
Jalankan ujian yang diselia bermula dari soalan masuk hingga serah tugas kakitangan dan pengesahan pesanan. Semak profil, ketepatan jawapan, peraturan mesej dan siapa yang mengendalikan pesanan yang belum disahkan. Semak perbualan awal dan kemas kini jawapan anda apabila butiran kedai berubah.
Gunakan panduan WhatsApp Business API untuk perniagaan kecil untuk menyemak sambungan dan peti masuk bersama. Kemudian gunakan panduan pengesahan pesanan WhatsApp untuk memperhalusi mesej yang diterima pelanggan sebelum anda menyediakan bungkusan mereka.
