Para matulungan ang iyong ahensya na pamahalaan ang maraming account ng kliyente nang walang gulo, gawing malinaw kung para sa aling kliyente ang bawat gawain. Ang larawan ng menu ng isang kapihan, ang kahilingan sa pagpapalit ng isang tindahan, at ang draft na naghihintay ng pag-apruba ay maaaring dumating nang sabay-sabay. Kapag kailangang hulaan ng team kung aling negosyo ang may-ari ng mga ito, nauuwi ang abalang araw sa sunod-sunod na pagkaantala.
Magsimula sa isang kasunduan sa trabaho na kayang sundin ng lahat: kung saan nakalagay ang impormasyon ng bawat kliyente, sino ang maaaring kumilos, ano ang handa nang i-publish, at sino ang may hawak ng susunod na tugon. Gamitin ang parehong paraan ng pag-oorganisa para sa bawat kliyente habang pinananatiling hiwalay ang impormasyon at mga desisyon ng bawat negosyo.
Tulungan ang iyong ahensya na pamahalaan ang maraming account ng kliyente nang walang gulo
Bigyan ang bawat kliyente ng malinaw na pinangalanang folder o dokumento ng trabaho. Panatilihing magkakasama ang mga pangalan ng kanilang nakakonektang account, ang naaprubahang impormasyon ng negosyo, tono ng boses, mga file ng content, at ang taong nagdedesisyon. Ito ay praktikal na hangganan na pinananatili ng iyong team. Dapat makita ng kasamahang sumasalo para sa lumiban ang tamang impormasyon nang hindi umaasa sa memorya ng iba.
Halimbawa, ang kapihan ni Mia sa Lisbon ay maaaring gumamit ng malugod na pagbati, habang ang tindahan ni Leo sa Toronto ay nangangailangan ng tiyak na mga sagot tungkol sa pagpapalit. Panatilihing magkahiwalay ang mga tagubilin para sa bawat isa. Kapag binago ng isang kliyente ang oras ng pagbubukas o isang alok, i-update muna ang kanilang reference na impormasyon bago maghanda ng susunod na post o tugon.
Sinusuportahan ng Kwamle Media ang maraming page, account, at brand ng kliyente sa ilalim ng iisang login, kung saan may sariling boses at mga panuntunan sa pagtugon ang bawat brand. Ikonekta lamang ang mga account na pinahintulutan ng kliyente na pamahalaan mo, sa pamamagitan ng opisyal na login o API ng bawat platform, gamit ang sariling account ng negosyo. Panatilihin ang mga tagubilin ng kliyente sa tabi ng iyong materyal sa trabaho at suriin ang mga ito kapag itinatakda ang mga panuntunang iyon.
Bigyan ang bawat tao ng tungkulin at tamang access
Magkasundo sa mga responsibilidad bago magtakda ng mga pahintulot. Maaaring pagsamahin ng maliit na team ang mga trabaho, ngunit kailangan pa ring may nakatalagang pangalan ang responsibilidad sa bawat desisyon:
- Client lead: pinananatiling updated ang impormasyon ng negosyo at hinihiling sa kliyente na linawin ang hindi malinaw na mga tagubilin.
- Tagapaghanda ng content: sumusulat ng mga draft at pumipili ng mga larawan gamit ang tagubilin ng kliyente.
- Tagasuri: sinusuri ang huling teksto, larawan, at account na patutunguhan, pagkatapos ay kumukuha ng pag-apruba ng kliyente kung kinakailangan.
- May-ari ng inbox: humahawak sa mga nakatalagang usapan at ipinapasa ang mga desisyong lampas sa kanyang awtoridad sa client lead.
Kasama sa mga team role ng Kwamle Media ang admin, agent, at view-only. Hinahayaan ka ng team permissions na piliin ang mga page na gagawan ng bawat miyembro at kung mga nakatalagang usapan lang ang makikita nila. Gumamit ng indibidwal na team sign-in at pumili ng access na naaangkop sa trabaho.
Panatilihin ang iyong kasunduan sa pag-apruba kasama ng mga setting na ito ng access. Ang pagkakaroon ng pahintulot na magtrabaho sa isang page ay hindi nangangahulugang aprubado na ang bawat draft. Suriin ang access kapag may sumali, nagbago ng kliyente, o umalis, at magtalaga ng kasamahang sasalo bago may lumiban.
Gumamit ng mga pangalan at tag na nagpapaliwanag sa trabaho
Pumili ng pattern ng pagpapangalan para sa mga file ng content at mga entry sa iyong dokumento ng pagpaplano: kliyente, paksa, format, at nakaplanong buwan. Halimbawa, mas malinaw ang "Mia café · menu · larawan · Oktubre" kaysa sa "final na larawan". Panatilihing malinaw na namarkahan ang kasalukuyang bersyon para malaman ng tagasuri kung aling draft ang kanyang sinusuri.
Para sa mga usapan, magkasundo sa mga tag na naglalarawan sa paksa o sa susunod na hakbang. Gamitin ang parehong kahulugan sa buong ahensya, at tukuyin ang kliyente saanman maaaring magkaroon ng kalituhan:
- Kliyente: gamitin ang napagkasunduang pangalan ng negosyo nang pare-pareho sa mga talaan ng trabaho.
- Paksa: gumamit ng mga label tulad ng "tanong sa menu" o "pagpapalit" upang ipaliwanag ang kahilingan.
- Yugto: gamitin ang "kailangan ng review" o "naghihintay sa customer" lamang habang bukas pa ang susunod na hakbang.
- Pagpapanatili: alisin ang lumang tag ng yugto kapag lumipat na ang trabaho, at magkasundo muna bago magdagdag ng bagong label.
Nakakatulong ang mga tag sa pag-oorganisa ng mga usapan; kinokontrol ng mga pahintulot sa access kung sino ang makakakita sa mga ito. Laging suriin ang nakakonektang account bago tumugon, kahit na lumitaw ang isang pamilyar na tag. Panatilihing hiwalay ang mga talaan ng kliyente kung ang parehong customer ay nakikipag-ugnayan sa higit sa isang negosyo.
Panatilihin ang nakabahaging kalendaryo ng pag-publish at malinaw na hakbang ng pag-apruba
Panatilihin ang isang nakabahaging dokumento ng pagpaplano bilang iyong kalendaryo ng pag-publish. Itala para sa bawat iminungkahing post ang kliyente, account na patutunguhan, bersyon ng content, nakatakdang petsa, time zone, may-ari, at status ng pag-apruba. Sa gayon, makikita ng team kung saan nagkakapatong ang trabaho at kung aling mga desisyon ng kliyente ang kulang pa.
Gumamit ng nakasulat na pagkakasunod-sunod bago mag-iskedyul:
- Ihanda ang caption at larawan ayon sa kasalukuyang tagubilin ng kliyente.
- Ipasuri sa tagasuri ang mga katotohanan, pananalita, larawan, at patutunguhan nang magkakasama.
- Itala ang pag-apruba mula sa napagkasunduang taong nagdedesisyon para sa eksaktong bersyong iyon sa dokumento ng pagpaplano.
- I-iskedyul ang aprubadong post sa tamang nakakonektang account, pagkatapos ay itala ang nakatakdang oras nito sa kalendaryo.
Kung magbago ang caption, larawan, o alok pagkatapos ng pag-apruba, ibalik ito sa review. Ang hindi pagsagot ng kliyente ay hindi pag-apruba; iwanan ang item na hindi naka-iskedyul at hilingin sa client lead na i-follow up ito. Ituring ang kalendaryo at talaan ng pag-apruba bilang mga dokumentong pinananatili ng iyong team.
Ang smart queue ay maaaring mag-iskedyul ng magkakahiwalay na post para sa mga nakakonektang account ng bawat kliyente. Suriin ang mga format at mga aksyon sa pag-publish na sinusuportahan ng platform na patutunguhan. Bago mag-iskedyul, ihambing ang account, panghuling content, at nakatakdang oras sa iyong aprubadong entry sa kalendaryo.
Ipasa ang mga usapan sa taong maaaring magdesisyon
Magkasundo kung aling departamento ang humahawak sa bawat kahilingan, pagkatapos ay magtalaga ng isang pinangalanang kasamahan. Ang tanong tungkol sa isang produkto ay maaaring para sa sales; ang pagpapalit o reklamo ay maaaring para sa support. Kung pagmamay-ari ng kliyente ang desisyon, ang nakatalagang tao ng ahensya ay mananatiling responsable sa pagsubaybay dito hanggang matapos.
Bago ipasa ang isang usapan, basahin ang kasaysayan nito at magbahagi ng maikling buod sa kasamahang tatanggap: ang kliyente, ang kahilingan ng customer, kung ano na ang nasabi, at ang desisyong kailangan pa. Halimbawa:
Kapihan ni Mia · Nakatalaga kay Sara. Nagtanong ang customer tungkol sa isang group visit. Walang booking na nakumpirma; pakitingnan ang availability sa kapihan bago tumugon.
Dapat kumpirmahin ng tatanggap na siya na ang may hawak ng usapan bago umalis ang naunang tao. Kapag kinuha ng isang kasamahan ang usapan mula sa bot sa pinag-isang inbox, hihinto ang bot sa pagtugon sa usapang iyon at mananatiling available ang kasaysayan. Basahin ito bago sumagot upang hindi na kailangang ipaliwanag muli ng customer ang lahat.
Panatilihin ang mga follow-up na mensahe sa loob ng mga patakaran ng channel at pahintulot ng customer. Ang isang tag o isang pagtatalaga ay hindi nagbibigay ng pahintulot na magpadala ng bagong mensahe sa isang taong hindi pa nakikipag-ugnayan sa negosyo.
Tapusin ang linggo sa pamamagitan ng maikling review
Magtakda ng regular na review kasama ang mga taong responsable sa trabaho ng kliyente. Panatilihin itong nakatuon sa mga hindi pa tapos na desisyon at sa paparating na linggo ng pag-publish:
- Suriin ang mga draft na naghihintay ng apruba at magtalaga ng taong magfo-follow up sa bawat isa.
- Ikumpara ang mga naka-iskedyul na post sa mga aprubadong bersyon, account na patutunguhan, at time zone.
- Repasuhin ang mga bukas na usapan, kumpirmahin kung sino ang may hawak ng mga ito, at alisin ang mga lumang tag ng yugto.
- I-refresh ang binagong impormasyon ng kliyente, suriin ang access ng team, at itala kung sino ang sasalo sa mga paparating na liban.
Tapusin sa pamamagitan ng pagsusulat ng susunod na aksyon at may-ari para sa anumang bukas pa. Ayusin ang isang hindi malinaw na panuntunan habang sariwa pa ang halimbawa, pagkatapos ay gamitin ang parehong routine sa susunod na linggo.
Para sa pagkonekta ng mga account, mga panuntunan ng brand, at pag-iskedyul sa likod ng routine na ito, tingnan ang social media automation para sa mga ahensya ng Kwamle Media. Kung kailangan munang linawin kung sino ang may hawak ng bawat usapan, ipinapaliwanag ng gabay sa pagpapanatili ng mga social message sa iisang inbox kung paano ayusin ang mga tugon batay sa iisang nakabahaging view ng trabaho.
