Untuk membantu agensi anda mengurus banyak akaun klien tanpa huru-hara, pastikan identiti klien jelas dalam setiap tugasan. Foto menu kafe, permintaan tukar barang bagi sebuah kedai dan draf yang menunggu kelulusan mungkin tiba serentak. Jika pasukan perlu meneka perniagaan mana yang memilikinya, hari yang sibuk menjadi satu siri gangguan.
Mulakan dengan persetujuan kerja yang boleh dipatuhi semua orang: di mana maklumat setiap klien disimpan, siapa boleh bertindak, apa yang sedia untuk disiarkan dan siapa yang bertanggungjawab atas balasan seterusnya. Gunakan susunan yang sama untuk setiap klien sambil memastikan fakta dan keputusan setiap perniagaan kekal berasingan.
Bantu agensi anda mengurus banyak akaun klien tanpa huru-hara
Berikan setiap klien folder atau dokumen kerja dengan nama yang jelas. Simpan nama akaun yang disambungkan, maklumat perniagaan yang diluluskan, nada suara, fail kandungan dan pembuat keputusan bersama-sama. Ini ialah sempadan praktikal yang dijaga oleh pasukan anda. Rakan sekerja yang mengambil alih semasa seseorang tidak hadir seharusnya dapat mencari maklumat yang betul tanpa bergantung pada ingatan seseorang.
Sebagai contoh, kafe Mia di Lisbon mungkin menggunakan sambutan mesra, manakala kedai Leo di Toronto memerlukan jawapan tepat tentang penukaran barang. Simpan arahan berasingan untuk setiap satu. Apabila klien menukar waktu operasi atau tawaran, kemas kini maklumat rujukan mereka sebelum menyediakan siaran atau balasan lain.
Kwamle Media menyokong berbilang halaman klien, akaun dan jenama di bawah satu log masuk, dengan suara dan peraturan balasan tersendiri bagi setiap jenama. Sambungkan hanya akaun yang klien benarkan anda urus, melalui log masuk rasmi atau API setiap platform, menggunakan akaun perniagaan itu sendiri. Simpan arahan klien bersebelahan bahan kerja anda dan semak arahan itu apabila menetapkan peraturan tersebut.
Berikan setiap orang peranan dan akses yang betul
Setujui tanggungjawab sebelum menetapkan kebenaran. Pasukan kecil mungkin menggabungkan tugas, tetapi tanggungjawab untuk setiap keputusan masih perlu dinamakan:
- Ketua klien: memastikan maklumat perniagaan sentiasa terkini dan meminta klien menyelesaikan arahan yang tidak jelas.
- Penyedia kandungan: menulis draf dan memilih imej menggunakan taklimat klien.
- Penyemak: memeriksa teks akhir, imej dan akaun destinasi, kemudian mendapat kelulusan klien apabila diperlukan.
- Pemilik peti masuk: mengendalikan perbualan yang ditugaskan dan menyerahkan keputusan di luar bidang kuasanya kepada ketua klien.
Peranan pasukan Kwamle Media termasuk pentadbir, ejen dan lihat sahaja. Kebenaran pasukan membolehkan anda memilih halaman yang diusahakan oleh setiap ahli dan sama ada mereka hanya melihat perbualan yang ditugaskan. Gunakan log masuk berasingan bagi setiap ahli pasukan dan pilih akses yang sesuai dengan kerja.
Simpan persetujuan kelulusan anda bersebelahan tetapan akses ini. Kebenaran untuk mengusahakan sesuatu halaman tidak bermakna setiap draf sudah diluluskan. Semak akses apabila seseorang menyertai, bertukar klien atau berhenti, dan namakan rakan sekerja pengganti sebelum seseorang tidak hadir.
Gunakan nama dan label yang menjelaskan kerja
Pilih corak penamaan untuk fail kandungan dan catatan dalam dokumen perancangan anda: klien, topik, format dan bulan yang dirancang. Contohnya, "Kafe Mia · menu · foto · Oktober" lebih bermakna daripada "imej akhir". Tandakan versi semasa dengan jelas supaya penyemak tahu draf mana yang sedang diperiksa.
Untuk perbualan, setujui label yang menerangkan topik atau langkah seterusnya. Gunakan makna yang sama di seluruh agensi, dengan klien dikenal pasti di mana sahaja kekeliruan mungkin berlaku:
- Klien: gunakan nama perniagaan yang dipersetujui secara konsisten dalam rekod kerja.
- Topik: gunakan label seperti "soalan menu" atau "penukaran barang" untuk menerangkan permintaan.
- Peringkat: gunakan "perlu semakan" atau "menunggu pelanggan" hanya semasa langkah seterusnya masih terbuka.
- Penyelenggaraan: buang label peringkat yang lapuk apabila kerja beralih ke langkah lain, dan setujui sebelum memperkenalkan label baharu.
Label membantu menyusun perbualan; kebenaran akses mengawal siapa yang boleh melihatnya. Sentiasa periksa akaun yang disambungkan sebelum membalas, walaupun label yang biasa muncul. Simpan rekod klien secara berasingan jika pelanggan yang sama menghubungi lebih daripada satu perniagaan.
Simpan kalendar penerbitan bersama dan langkah kelulusan yang jelas
Selenggarakan dokumen perancangan bersama sebagai kalendar penerbitan anda. Bagi setiap cadangan siaran, nyatakan klien, akaun destinasi, versi kandungan, tarikh yang dirancang, zon waktu, pemilik dan status kelulusan. Pasukan kemudian boleh melihat bahagian kerja yang bertindih dan keputusan klien mana yang masih belum dibuat.
Gunakan urutan bertulis sebelum menjadualkan:
- Sediakan kapsyen dan imej mengikut taklimat semasa klien.
- Minta penyemak memeriksa fakta, susunan kata, imej dan destinasi bersama-sama.
- Catat kelulusan daripada pembuat keputusan yang dipersetujui untuk versi tepat itu dalam dokumen perancangan.
- Jadualkan siaran yang diluluskan untuk akaun disambungkan yang betul, kemudian catat masa yang dijadualkan dalam kalendar.
Jika kapsyen, imej atau tawaran berubah selepas kelulusan, kembalikan kepada semakan. Ketiadaan jawapan daripada klien bukanlah kelulusan; biarkan item itu tidak dijadualkan dan minta ketua klien membuat susulan. Anggap kalendar dan rekod kelulusan sebagai dokumen yang dijaga oleh pasukan anda.
Baris gilir pintar boleh menjadualkan siaran berasingan untuk setiap akaun klien yang disambungkan. Semak format dan tindakan penerbitan yang disokong oleh platform destinasi. Sebelum menjadualkan, bandingkan akaun, kandungan akhir dan masa yang dimaksudkan dengan catatan kalendar yang diluluskan.
Serahkan perbualan kepada orang yang boleh membuat keputusan
Setujui jabatan mana yang mengendalikan setiap permintaan, kemudian tugaskan rakan sepasukan tertentu. Soalan tentang produk mungkin di bawah bahagian jualan; penukaran barang atau aduan mungkin memerlukan sokongan. Jika keputusan itu milik klien, orang yang ditugaskan oleh agensi kekal bertanggungjawab untuk menyusulinya sehingga selesai.
Sebelum menyerahkan perbualan, baca sejarahnya dan kongsi ringkasan pendek dengan rakan sekerja yang menerima: klien, permintaan pelanggan, apa yang sudah dikatakan dan keputusan yang masih diperlukan. Contohnya:
Kafe Mia · Ditugaskan kepada Sara. Pelanggan bertanya tentang lawatan berkumpulan. Tiada tempahan disahkan; sila semak ketersediaan dengan kafe sebelum membalas.
Orang yang menerima harus mengesahkan bahawa dia mengambil alih sebelum orang sebelumnya melepaskan perbualan itu. Apabila rakan sepasukan mengambil alih daripada bot dalam peti masuk bersatu, bot berhenti membalas dalam perbualan itu dan sejarah kekal tersedia. Baca sejarah itu sebelum menjawab supaya pelanggan tidak perlu menerangkan semuanya sekali lagi.
Pastikan mesej susulan mematuhi peraturan saluran dan kebenaran pelanggan. Label atau tugasan tidak memberi kuasa untuk menghantar mesej baharu kepada seseorang yang belum menghubungi perniagaan.
Tutup minggu dengan semakan ringkas
Adakan semakan berkala dengan orang yang bertanggungjawab ke atas kerja klien. Kekalkan fokus pada keputusan yang belum selesai dan minggu penerbitan akan datang:
- Semak draf yang menunggu kelulusan dan tetapkan seorang untuk membuat susulan bagi setiap satu.
- Bandingkan siaran yang dijadualkan dengan versi yang diluluskan, akaun destinasi dan zon waktu.
- Semak perbualan terbuka, sahkan pemiliknya dan buang label peringkat yang lapuk.
- Kemas kini maklumat klien yang berubah, semak akses pasukan dan catat siapa yang akan menggantikan rakan yang tidak hadir nanti.
Akhiri dengan mencatat tindakan seterusnya dan pemiliknya untuk apa sahaja yang masih terbuka. Laraskan peraturan yang tidak jelas semasa contoh masih segar, kemudian gunakan rutin yang sama pada minggu depan.
Untuk sambungan akaun, peraturan jenama dan penjadualan di sebalik rutin ini, lihat automasi media sosial untuk agensi Kwamle Media. Jika soal siapa mengendalikan perbualan perlu diberi perhatian dahulu, panduan tentang menyimpan mesej sosial dalam satu peti masuk menerangkan cara menyusun balasan berdasarkan paparan kerja yang dikongsi bersama.
