Phân công nhóm và phòng ban

Hộp thư nhóm có phân công cho đúng người

Câu hỏi về sản phẩm thuộc về bộ phận bán hàng. Yêu cầu đổi hàng cần bộ phận hỗ trợ. Kwamle Media giúp bạn phân công những cuộc trò chuyện đó cho đúng phòng ban và thành viên nhóm, với vai trò và bàn giao rõ ràng từ bot.

Dùng thử miễn phí 7 ngày · Không cần thẻ tín dụng · Hủy bất cứ lúc nào

Hộp thư · Hỗ trợ · Giao cho Maya
Có ai giúp tôi đổi hàng được không?
Tôi đang chuyển cuộc trò chuyện của bạn cho Maya ở bộ phận hỗ trợ.
Cảm ơn. Chiếc áo khoác quá nhỏ.
Chào Alex, Maya đây. Tôi sẽ kiểm tra các lựa chọn đổi hàng cho chiếc áo khoác của bạn.

Khách hỏi về một sản phẩm, rồi cần trợ giúp đổi hàng. Bộ phận bán hàng nghĩ bộ phận hỗ trợ đang trả lời; bộ phận hỗ trợ nghĩ bot đang xử lý. Hộp thư nhóm có phân công trong Kwamle Media cho phép bạn giao cuộc trò chuyện đó cho một phòng ban và một người chịu trách nhiệm trả lời.

Với một cửa hàng ở Toronto, điều đó có nghĩa là bộ phận bán hàng xử lý câu hỏi về sản phẩm trong khi bộ phận hỗ trợ xử lý yêu cầu đổi hàng. Vai trò trong nhóm kiểm soát quyền truy cập. Khi một thành viên nhóm tiếp quản từ bot, bot sẽ ngừng trả lời trong cuộc trò chuyện đó, và người đó có thể xem lại gợi ý của AI trước khi gửi câu trả lời của mình.

Cách hoạt động

  1. Đặt vai trò cho từng thành viên nhóm

    Chọn quyền mà mỗi người cần: quản trị viên, nhân viên hoặc chỉ xem. Vai trò kiểm soát quyền truy cập; việc phân công cuộc trò chuyện xác định ai nên trả lời. Hãy xác định rõ những trách nhiệm này trước khi nhóm bắt đầu chia sẻ công việc.

  2. Chuyển cuộc trò chuyện đến phòng ban và một người

    Dùng các phòng ban như bán hàng và hỗ trợ để sắp xếp công việc trong hộp thư hợp nhất. Chuyển cuộc trò chuyện đến phòng ban liên quan và phân công một thành viên nhóm trả lời. Ví dụ: gửi câu hỏi về sản phẩm cho bộ phận bán hàng và yêu cầu đổi hàng cho bộ phận hỗ trợ.

  3. Tiếp quản khi khách hàng cần người thật

    Mở cuộc trò chuyện và tiếp quản từ bot. Bot sẽ ngừng trả lời trong cuộc trò chuyện đó. Thành viên nhóm của bạn có thể đọc lịch sử cuộc trò chuyện và tiếp tục trong cùng luồng, với những tin nhắn trước đó của khách hàng vẫn hiển thị.

  4. Xem lại câu trả lời gợi ý trước khi gửi

    Yêu cầu AI soạn câu trả lời dựa trên cuộc trò chuyện. Đọc bản nháp, kiểm tra chi tiết và chỉnh sửa khi cần. Gợi ý sẽ chờ nhân viên của bạn gửi đi, nên người xử lý cuộc trò chuyện vẫn chịu trách nhiệm về câu trả lời.

Dành cho ai

Dành cho doanh nghiệp mà câu hỏi của khách hàng thuộc về những người hoặc phòng ban khác nhau.

  • Cửa hàng online chuyển câu hỏi về sản phẩm cho bộ phận bán hàng và yêu cầu đổi hàng cho bộ phận hỗ trợ.
  • Đội hỗ trợ phân công một người cho cuộc trò chuyện cần được quan tâm thêm ngoài câu trả lời của bot.
  • Doanh nghiệp dịch vụ tách các câu hỏi về dịch vụ khỏi các câu hỏi về lịch hẹn đã đặt.
  • Các agency sắp xếp người trả lời cho từng khách hàng bằng vai trò nhóm, phòng ban và cuộc trò chuyện được phân công.

Câu hỏi về phân công nhóm

Hộp thư nhóm có phân công giúp chia việc như thế nào?

Tính năng này cho phép bạn chuyển một cuộc trò chuyện đến phòng ban và phân công một thành viên nhóm trả lời. Hãy thống nhất ai xử lý từng loại câu hỏi, sau đó phân công các cuộc trò chuyện tương ứng. Phòng ban sắp xếp công việc; người được phân công xử lý câu trả lời.

Tôi có thể chọn quyền truy cập của từng thành viên nhóm không?

Có. Vai trò gồm quản trị viên, nhân viên và chỉ xem. Quyền nhóm cũng cho phép bạn chọn các trang mà mỗi thành viên phụ trách và liệu họ chỉ thấy những cuộc trò chuyện được giao cho họ hay không. Hãy chọn quyền truy cập phù hợp với trách nhiệm của từng người.

Bot có tiếp tục trả lời sau khi một thành viên nhóm tiếp quản không?

Không. Bot sẽ ngừng trả lời trong cuộc trò chuyện đó khi có người tiếp quản. Khách hàng tiếp tục trong cùng luồng, và thành viên nhóm có sẵn lịch sử trò chuyện khi viết câu trả lời tiếp theo.

Gợi ý AI có được gửi thẳng đến khách hàng không?

Không. Nhân viên của bạn xem lại câu trả lời gợi ý, chỉnh sửa nếu cần rồi gửi đi. Gợi ý hỗ trợ người xử lý cuộc trò chuyện; chế độ trả lời tự động là một cài đặt riêng.

Những cuộc trò chuyện nào nên chuyển cho người thật?

Một khiếu nại, một yêu cầu đổi hàng cần quyết định hoặc một yêu cầu ngoài phạm vi dịch vụ thông thường của bạn là lý do để chuyển cho nhóm xử lý. Hãy quyết định phòng ban nào xử lý các trường hợp đó và phân công cuộc trò chuyện cho một thành viên nhóm. Hướng dẫn về khi nào nên chuyển cho người thật đưa ra ví dụ giúp bạn lựa chọn.

Dùng thử trên chính các kênh của bạn

Bắt đầu dùng thử miễn phí và thiết lập tự động hóa đầu tiên chỉ trong vài phút.