Planificateurs et organisateurs d'événements

Automatisation des réseaux sociaux pour organisateurs d'événements avant l'événement

De nouvelles demandes arrivent pendant que vous préparez un autre événement. Kwamle Media recueille la date, le nombre d'invités et le type d'événement, aide votre équipe à répartir les réponses et envoie des rappels aux contacts qui ont donné leur accord.

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Messages · Demande d'événement
Bonjour, je suis Sofia. Pourriez-vous m'aider à organiser un dîner d'entreprise à Lisbonne ?
Bonjour Sofia. Quelle date avez-vous en tête, et combien d'invités ?
Le dernier vendredi de juin, avec une cinquantaine d'invités.
Merci. Notre organisateur va examiner les détails et discuter d'une proposition avec vous ici.

Un client pose une question sur un dîner d'entreprise pendant que votre équipe prépare un autre événement. La date se trouve dans un message, le nombre d'invités dans un autre, et personne ne sait avec certitude qui enverra la proposition. L'automatisation des réseaux sociaux pour les organisateurs d'événements avec Kwamle Media vous aide à recueillir la demande et à confier la réponse à un membre de l'équipe.

Demandez les détails dans un parcours de conversation et conservez les contacts avec leurs conversations et leurs étiquettes d'événement. Votre organisateur examine la demande et prépare la proposition. Les diffusions et les rappels sont envoyés aux contacts existants qui ont demandé des mises à jour, dans le respect des règles de messagerie du canal.

Comment cela fonctionne

  1. Connectez vos comptes professionnels

    Connectez les pages et les comptes que votre entreprise possède via la connexion officielle ou l'API de chaque plateforme. Les conversations de vos canaux connectés arrivent dans la boîte de réception unifiée, où votre équipe peut suivre la demande.

  2. Demandez les détails de l'événement

    Dans le générateur de parcours, ajoutez des étapes Poser une question pour la date souhaitée, le nombre d'invités attendu et le type d'événement. Chaque étape enregistre la réponse pour votre équipe. Demandez le lieu ou les services nécessaires si ces détails aident l'organisateur à préparer une proposition.

  3. Attribuez un organisateur pour discuter de la proposition

    Utilisez l'affectation d'équipe et les départements pour répartir les nouvelles demandes et la coordination des événements entre les membres de l'équipe. L'organisateur assigné lit la conversation, vérifie ce que votre équipe peut proposer et discute de la proposition avec le client. Lorsqu'une personne prend le relais, le robot reste silencieux dans cette conversation.

  4. Organisez les contacts par type d'événement

    Conservez les contacts avec leurs conversations et ajoutez des étiquettes comme « mariage », « dîner d'entreprise » ou « atelier ». Une étape Étiqueter le contact ajoute une étiquette pendant le parcours, et votre équipe peut étiqueter les conversations dans la boîte de réception. Ces contacts et étiquettes vous aident à choisir une audience pour une mise à jour pertinente.

  5. Planifiez des rappels avant l'événement

    Utilisez les campagnes de diffusion et les rappels pour un rappel ou une mise à jour des consignes d'arrivée. Choisissez les contacts pertinents et sélectionnez l'heure d'envoi. Incluez uniquement les personnes qui ont contacté votre entreprise, accepté de recevoir des mises à jour et respectent les règles de messagerie du canal. Excluez toute personne ayant refusé, puis poursuivez les réponses dans la boîte de réception unifiée.

À qui s'adresse cette solution

Pour les organisateurs qui reçoivent des demandes d'événement dans les conversations sociales et dont l'équipe doit assurer le suivi.

  • Organisateurs de mariages recueillent les dates souhaitées et le nombre d'invités avant de discuter d'une proposition.
  • Équipes d'événements d'entreprise attribuent les demandes de dîners et de conférences à l'organisateur responsable.
  • Organisateurs de fêtes privées organisent les demandes d'anniversaires et de célébrations avec des étiquettes d'événement.
  • Organisateurs d'ateliers envoient des rappels pratiques aux contacts existants qui ont demandé des mises à jour.
  • Agences événementielles répartissent les demandes entre les départements commerciaux et de coordination événementielle.

Questions sur l'automatisation pour les organisateurs d'événements

Comment l'automatisation des réseaux sociaux pour les organisateurs d'événements aide-t-elle avant un événement ?

Elle recueille les détails dont votre équipe a besoin pour commencer une conversation sur l'événement. Vous pouvez attribuer la demande, organiser les contacts avec des étiquettes et planifier des rappels pour les contacts éligibles qui ont donné leur accord. Votre équipe s'occupe de la proposition et des préparatifs.

Qui prépare la proposition d'événement ?

Votre organisateur. Il examine les réponses enregistrées, vérifie les disponibilités et discute des services avec le client. L'historique de la conversation lui fournit la demande initiale sur laquelle s'appuyer pour préparer la proposition et répondre aux questions complémentaires.

Un autre organisateur peut-il reprendre une demande ?

Oui. Attribuez la conversation au membre de l'équipe qui s'en chargera. Cette personne peut lire les messages précédents dans la boîte de réception unifiée avant de répondre. Si le robot répondait, il reste silencieux dès qu'une personne prend le relais.

Peut-on séparer les demandes de mariage des événements d'entreprise ?

Oui. Utilisez des étiquettes qui décrivent le type d'événement et acheminez les conversations vers le département ou le membre de l'équipe concerné. Une étiquette aide à organiser les contacts et à choisir une audience de diffusion ; vous devez tout de même disposer de l'autorisation pour envoyer chaque message.

Qui peut recevoir un rappel d'événement ?

Choisissez des personnes qui ont déjà contacté votre entreprise et demandé à recevoir des mises à jour. Vérifiez les règles de messagerie du canal pour l'envoi prévu et excluez toute personne ayant demandé à ne plus recevoir de messages. Une étiquette d'événement ne constitue pas à elle seule une autorisation d'envoyer un rappel.

Cette solution gère-t-elle les réservations ou les billets ?

Ce parcours recueille les demandes et les transmet à votre équipe. Il ne réserve pas de dates, ne réserve pas de salles et n'émet pas de billets. Votre organisateur vérifie les disponibilités et confirme les arrangements avec le client séparément.

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