Umowa powierzenia przetwarzania danych

1. Strony

Niniejsza umowa jest zawierana między Kwamle Media (podmiotem przetwarzającym dane, zwanym dalej „Procesorem”) a klientem korzystającym z platformy kwamlemedia.com / app.kwamlemedia.com (administratorem danych, zwanym dalej „Administratorem”).

2. Definicje

• „Dane osobowe”: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
• „Przetwarzanie”: każda operacja wykonywana na danych osobowych (zbieranie, przechowywanie, wykorzystywanie, przekazywanie, usuwanie).
• „RODO”: unijne ogólne rozporządzenie o ochronie danych (rozporządzenie 2016/679).
• „CCPA”: kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów.
• „Podprzetwarzający”: każdy podmiot trzeci, który przetwarza dane w imieniu Kwamle Media.

3. Zakres przetwarzania

Kwamle Media przetwarza dane osobowe w następujących celach:

• Prowadzenie usług automatyzacji marketingu i inteligentnych botów.
• Zarządzanie stronami i kontami Meta oraz interakcje z odbiorcami klienta.
• Generowanie analityki i statystyk.
• Wykonywanie połączeń AI zgodnie z ustawieniami klienta.

Dane obejmują: imiona i nazwiska, numery telefonów, adresy e-mail, identyfikatory Facebook/Instagram, treść wiadomości i komentarze.

4. Obowiązki Kwamle Media jako podmiotu przetwarzającego

• Przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi instrukcjami klienta.
• Zapewnić, aby cały personel mający dostęp do danych zachował je w poufności.
• Stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa (art. 32 RODO).
• Pomagać klientowi w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą.
• Powiadomić klienta o każdym naruszeniu ochrony danych w ciągu 72 godzin.
• Nie angażować podmiotu podprzetwarzającego bez zgody klienta.
• Usunąć lub zwrócić dane klienta po zakończeniu świadczenia usługi.

5. Środki bezpieczeństwa

• Szyfrowanie danych podczas przesyłania (TLS) i w spoczynku.
• Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC) i zasada najmniejszych uprawnień.
• Logi audytowe dostępu do danych klientów.
• Regularne skanowanie podatności i testy bezpieczeństwa.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla pracowników w systemach produkcyjnych.
• Zaszyfrowane kopie zapasowe przechowywane oddzielnie od systemów produkcyjnych.
• Program zarządzania podatnościami oraz natychmiastowe aktualizacje bezpieczeństwa.

6. Podmioty podprzetwarzające

Korzystamy z następujących kategorii podprocesorów. Aktualna lista wymienionych podprocesorów, wraz z lokalizacją każdego dostawcy, jest udostępniana klientom przed podpisaniem umowy i dostępna na życzenie; klienci są powiadamiani o wszelkich zmianach.

Klient może wnieść sprzeciw wobec dodania nowego podmiotu podprzetwarzającego w ciągu 30 dni od powiadomienia.

7. Międzynarodowe przekazywanie danych

Gdy przekazujemy dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, opieramy się na:

• Standardowych klauzulach umownych z 2021 r. (SCC).
• Decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony dla krajów zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
• Ocenie skutków przekazania danych, jeżeli jest wymagana.

8. Naruszenia ochrony danych

Po wykryciu naruszenia:

• Powiadomić klienta w ciągu 72 godzin, podając szczegóły zdarzenia.
• Dostarczyć kompleksowy raport o przyczynie, zakresie i podjętych działaniach.
• W pełni współpracować przy reagowaniu i zgłaszaniu naruszenia organom regulacyjnym.

9. Prawo do audytu

Klient ma prawo:

• Zażądać opisu naszych technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.
• Przeprowadzić coroczny audyt z 30-dniowym wyprzedzeniem, na własny koszt.
• Otrzymywać odpowiedzi na uzasadnione kwestionariusze bezpieczeństwa.

10. Usuwanie danych po zakończeniu usługi

• Po rozwiązaniu umowy Kwamle Media usuwa wszystkie dane osobowe w ciągu 90 dni.
• Dane rozliczeniowe są przechowywane przez 7 lat (wymóg księgowy).
• Na życzenie klient otrzymuje przed usunięciem kopię swoich danych w formacie JSON lub CSV.