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Organizzatori e coordinatori di eventi

Automazione dei social media per organizzatori di eventi prima dell'evento

Nuove richieste arrivano mentre stai preparando un altro evento. Kwamle Media raccoglie la data, il numero di ospiti e il tipo di evento, aiuta il tuo team a smistare le risposte e invia promemoria ai contatti che hanno acconsentito.

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Messaggi · Richiesta evento
Ciao, sono Sofia. Puoi aiutarmi a organizzare una cena aziendale a Lisbona?
Ciao Sofia. Che data hai in mente e quanti ospiti?
L'ultimo venerdì di giugno, circa cinquanta ospiti.
Grazie. Il nostro organizzatore esaminerà i dettagli e discuterà una proposta con te qui.

Un cliente chiede di una cena aziendale mentre il tuo team sta allestendo un altro evento. La data è in un messaggio, il numero di ospiti in un altro e nessuno sa con certezza chi invierà la proposta. L'automazione dei social media per organizzatori di eventi con Kwamle Media ti aiuta a raccogliere il brief e ad affidare la risposta a un membro del team.

Chiedi i dettagli in un flusso di chat e tieni i contatti con le loro conversazioni e le etichette evento. Il tuo organizzatore esamina il brief e prepara la proposta. Le campagne broadcast e i promemoria vanno ai contatti esistenti che hanno chiesto aggiornamenti, nel rispetto delle regole di messaggistica del canale.

Come funziona

  1. Collega i tuoi account aziendali

    Collega le pagine e gli account di proprietà della tua azienda tramite il login ufficiale o l'API di ciascuna piattaforma. Le conversazioni dai canali collegati arrivano nell'inbox unificata, dove il tuo team può seguire la richiesta.

  2. Chiedi i dettagli dell'evento

    Nell'editor dei flussi, aggiungi passaggi Fai una domanda per la data preferita, il numero previsto di ospiti e il tipo di evento. Ogni passaggio salva la risposta per il tuo team. Chiedi la località o i servizi necessari se questi dettagli aiutano l'organizzatore a preparare una proposta.

  3. Assegna un organizzatore per discutere la proposta

    Usa assegnazione del team e reparti per dividere le nuove richieste e il coordinamento degli eventi tra i membri del team. L'organizzatore assegnato legge la conversazione, verifica cosa può offrire il tuo team e discute la proposta con il cliente. Quando una persona subentra, il bot resta in silenzio in quella chat.

  4. Organizza i contatti per tipo di evento

    Tieni i contatti con le loro chat e aggiungi etichette come "matrimonio", "cena aziendale" o "workshop". Un passaggio Etichetta utente aggiunge un'etichetta durante il flusso e il tuo team può etichettare le conversazioni nell'inbox. Questi contatti ed etichette ti aiutano a scegliere il pubblico per un aggiornamento pertinente.

  5. Programma i promemoria prima dell'evento

    Usa campagne broadcast e promemoria per un promemoria o un aggiornamento delle istruzioni di arrivo. Scegli i contatti pertinenti e seleziona l'orario di invio. Includi solo le persone che hanno contattato la tua azienda, hanno acconsentito agli aggiornamenti e rispettano le regole di messaggistica del canale. Escludi chi ha revocato il consenso e continua a rispondere nell'inbox unificata.

A chi è rivolto

Per gli organizzatori che ricevono richieste per eventi nelle conversazioni social e hanno bisogno che il team dia seguito alle richieste.

  • Organizzatori di matrimoni raccolgono le date preferite e il numero di ospiti prima di discutere una proposta.
  • Team per eventi aziendali assegnano le richieste per cene e conferenze all'organizzatore responsabile.
  • Organizzatori di feste private organizzano le richieste per compleanni e anniversari con etichette evento.
  • Organizzatori di workshop inviano promemoria pratici ai contatti esistenti che hanno chiesto aggiornamenti.
  • Agenzie di eventi suddividono il lavoro sulle richieste tra i reparti vendite e coordinamento eventi.

Domande sull'automazione per organizzatori di eventi

Come aiuta l'automazione dei social media per organizzatori di eventi prima di un evento?

Raccoglie i dettagli di cui il tuo team ha bisogno per avviare una conversazione sull'evento. Puoi assegnare la richiesta, tenere i contatti organizzati con le etichette e programmare promemoria per i contatti idonei che hanno acconsentito. Il tuo team gestisce la proposta e gli accordi.

Chi prepara la proposta per l'evento?

Il tuo organizzatore. Esamina le risposte salvate, verifica la disponibilità e discute i servizi con il cliente. La cronologia della conversazione gli fornisce la richiesta originale da cui partire per preparare la proposta e rispondere alle domande successive.

Un altro organizzatore può prendere in carico una richiesta?

Sì. Assegna la conversazione al membro del team che se ne occuperà. Può leggere i messaggi precedenti nell'inbox unificata prima di rispondere. Se il bot stava rispondendo, resta in silenzio quando una persona prende in carico la conversazione.

Possiamo separare le richieste per matrimoni dagli eventi aziendali?

Sì. Usa etichette che descrivono il tipo di evento e instrada le conversazioni verso il reparto o il membro del team pertinente. Un'etichetta aiuta a organizzare i contatti e a scegliere il pubblico per una campagna broadcast; hai comunque bisogno del consenso per inviare ogni messaggio.

Chi può ricevere un promemoria per l'evento?

Scegli le persone che hanno già contattato la tua azienda e hanno chiesto di ricevere aggiornamenti. Controlla le regole di messaggistica del canale per l'invio previsto ed escludi chi ha richiesto di non ricevere altri messaggi. Un'etichetta evento da sola non costituisce consenso per inviare un promemoria.

Gestisce prenotazioni o biglietti?

Questo flusso raccoglie le richieste e le passa al tuo team. Non blocca date, non prenota location e non emette biglietti. Il tuo organizzatore verifica la disponibilità e conferma gli accordi con il cliente separatamente.

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Altre soluzioni

Campagne broadcast

Pianifica broadcast e promemoria ricorrenti per contatti esistenti, scegli pubblico per etichette e rispondi nell'inbox unificata.

Assegnazione al team e reparti

Instrada chat ai reparti e ai colleghi, imposta i permessi e lascia che una persona subentri al bot con risposte AI da rivedere.

Contatti e tag

Conserva i contatti dalle conversazioni, organizzali con i tag, scegli il pubblico broadcast e segui la cronologia nell'inbox.

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