টিমে দায়িত্ব বণ্টন ও বিভাগ

সঠিক ব্যক্তির জন্য দায়িত্ব বণ্টনসহ একটি টিম ইনবক্স

পণ্যের প্রশ্ন বিক্রয় বিভাগের কাজ। একটি এক্সচেঞ্জের জন্য সাপোর্ট প্রয়োজন। Kwamle Media আপনাকে সেই কথোপকথনগুলো সঠিক বিভাগ ও সহকর্মীর কাছে বরাদ্দ করতে সাহায্য করে, ভূমিকা এবং বট থেকে স্পষ্ট হস্তান্তরসহ।

৭ দিনের বিনামূল্যে ট্রায়াল · ক্রেডিট কার্ড নেই · যেকোনো সময় বাতিল

ইনবক্স · সাপোর্ট · মায়ার কাছে বরাদ্দ
কেউ কি আমাকে এক্সচেঞ্জ নিয়ে সাহায্য করতে পারবেন?
আমি আপনার কথোপকথন সাপোর্টের মায়ার কাছে পাঠিয়ে দিচ্ছি।
ধন্যবাদ। জ্যাকেটটি খুব ছোট।
হাই অ্যালেক্স, আমি মায়া। আপনার জ্যাকেটের এক্সচেঞ্জ অপশনগুলো দেখব।

একজন গ্রাহক একটি পণ্য সম্পর্কে জানতে চান, তারপর এক্সচেঞ্জের জন্য সাহায্য প্রয়োজন হয়। বিক্রয় বিভাগ মনে করে সাপোর্ট উত্তর দিচ্ছে; সাপোর্ট মনে করে বট সামলাচ্ছে। Kwamle Media-তে দায়িত্ব বণ্টনসহ টিম ইনবক্স আপনাকে সেই কথোপকথনের জন্য একটি বিভাগ এবং উত্তর দেওয়ার দায়িত্বে থাকা একজন মানুষ নির্ধারণ করতে দেয়।

টরন্টোর একটি দোকানের ক্ষেত্রে এর অর্থ হতে পারে বিক্রয় বিভাগ পণ্যের প্রশ্ন সামলায় আর সাপোর্ট এক্সচেঞ্জ সামলায়। টিমের ভূমিকা অনুমতি নিয়ন্ত্রণ করে। যখন কোনো সহকর্মী বটের কাছ থেকে দায়িত্ব নেন, সেই চ্যাটে বট চুপ থাকে এবং উত্তর পাঠানোর আগে মানুষটি একটি AI পরামর্শ পর্যালোচনা করতে পারেন।

এটি যেভাবে কাজ করে

  1. প্রতিটি সহকর্মীর ভূমিকা নির্ধারণ করুন

    প্রতিটি মানুষের প্রয়োজনীয় অনুমতি বেছে নিন: অ্যাডমিন, এজেন্ট বা শুধু দেখার অনুমতি। একটি ভূমিকা অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করে; কথোপকথন বরাদ্দ করলে কার উত্তর দেওয়া উচিত তা বোঝা যায়। টিম কাজ ভাগ করে নেওয়া শুরু করার আগে এই দায়িত্বগুলো ঠিক করুন।

  2. কথোপকথন একটি বিভাগ ও একজন মানুষের কাছে রাউট করুন

    ইউনিফাইড ইনবক্সে কাজ সাজাতে বিক্রয় ও সাপোর্টের মতো বিভাগ ব্যবহার করুন। কথোপকথনটি প্রাসঙ্গিক বিভাগে রাউট করুন এবং উত্তর দেওয়ার জন্য একজন সহকর্মীকে বরাদ্দ করুন। উদাহরণস্বরূপ, পণ্যের প্রশ্ন বিক্রয়ে পাঠান এবং এক্সচেঞ্জ অনুরোধ সাপোর্টে পাঠান।

  3. গ্রাহকের যখন একজন মানুষের প্রয়োজন হয়, তখন দায়িত্ব নিন

    কথোপকথন খুলুন এবং বটের কাছ থেকে দায়িত্ব নিন। সেই চ্যাটে বট উত্তর দেওয়া বন্ধ করে দেয়। আপনার সহকর্মী কথোপকথনের ইতিহাস পড়ে একই থ্রেডে চালিয়ে যেতে পারেন, গ্রাহকের আগের বার্তাগুলো সামনে রেখে।

  4. পাঠানোর আগে প্রস্তাবিত উত্তর পর্যালোচনা করুন

    কথোপকথনের ভিত্তিতে AI-এর কাছে একটি উত্তর চান। খসড়াটি পড়ুন, বিবরণ যাচাই করুন এবং প্রয়োজন অনুযায়ী সম্পাদনা করুন। পরামর্শটি আপনার এজেন্টের পাঠানোর অপেক্ষায় থাকে, তাই চ্যাট সামলানো মানুষটি উত্তরের জন্য দায়ী থাকেন।

এটি যাদের জন্য

এটি সেই ব্যবসার জন্য, যেখানে গ্রাহকের প্রশ্ন বিভিন্ন মানুষ বা বিভাগের দায়িত্বে পড়ে।

  • অনলাইন স্টোর পণ্যের প্রশ্ন বিক্রয়ে এবং এক্সচেঞ্জ অনুরোধ সাপোর্টে রাউট করে।
  • সাপোর্ট টিম বটের উত্তরের বাইরে মনোযোগ প্রয়োজন এমন কথোপকথনে একজন মানুষকে বরাদ্দ করে।
  • সেবামূলক ব্যবসা পরিষেবা সম্পর্কিত জিজ্ঞাসা এবং বিদ্যমান বুকিংয়ের প্রশ্ন আলাদা করে।
  • এজেন্সি টিমের ভূমিকা, বিভাগ এবং বরাদ্দ করা কথোপকথন দিয়ে প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য কে উত্তর দেবেন তা ঠিক করে।

টিমে দায়িত্ব বণ্টন নিয়ে প্রশ্ন

দায়িত্ব বণ্টনসহ টিম ইনবক্স কীভাবে কাজ ভাগ করতে সাহায্য করে?

এটি আপনাকে একটি কথোপকথন বিভাগে রাউট করতে এবং উত্তর দেওয়ার জন্য একজন সহকর্মীকে বরাদ্দ করতে দেয়। প্রতিটি ধরনের প্রশ্ন কে সামলাবেন তা ঠিক করুন, তারপর সেই অনুযায়ী কথোপকথন বরাদ্দ করুন। বিভাগ কাজ সাজায়; বরাদ্দ করা মানুষটি উত্তর সামলান।

প্রতিটি সহকর্মী কী অ্যাক্সেস করতে পারবেন তা কি আমি বেছে নিতে পারি?

হ্যাঁ। ভূমিকার মধ্যে আছে অ্যাডমিন, এজেন্ট এবং শুধু দেখার অনুমতি। টিমের অনুমতি দিয়ে আপনি প্রতিটি সদস্য কোন পেজে কাজ করবেন এবং তারা কেবল তাদের বরাদ্দ করা কথোপকথন দেখবেন কি না তাও বেছে নিতে পারেন। প্রতিটি মানুষের দায়িত্বের সঙ্গে মানানসই অ্যাক্সেস বেছে নিন।

কোনো সহকর্মী দায়িত্ব নেওয়ার পরও কি বট উত্তর দিতে থাকবে?

না। একজন মানুষ দায়িত্ব নেওয়ার পর সেই কথোপকথনে বট চুপ থাকে। গ্রাহক একই থ্রেডে চালিয়ে যান এবং পরবর্তী উত্তর লেখার সময় সহকর্মীর কাছে আগের ইতিহাস থাকে।

AI পরামর্শ কি সরাসরি গ্রাহকের কাছে যায়?

না। আপনার এজেন্ট প্রস্তাবিত উত্তর পর্যালোচনা করেন, প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করেন এবং পাঠান। পরামর্শ চ্যাট সামলানো মানুষকে সহায়তা করে; স্বয়ংক্রিয় উত্তর একটি আলাদা সেটিং।

কোন কথোপকথনগুলো একজন মানুষের কাছে যাওয়া উচিত?

একটি অভিযোগ, এমন একটি এক্সচেঞ্জ যার জন্য সিদ্ধান্ত প্রয়োজন বা আপনার স্বাভাবিক পরিষেবার বাইরের অনুরোধ—এসবই টিমকে যুক্ত করার কারণ। কোন বিভাগ সেই বিষয়গুলো সামলাবে তা ঠিক করুন এবং কথোপকথনটি একজন সহকর্মীকে বরাদ্দ করুন। কখন একজন মানুষের কাছে হস্তান্তর করবেন বিষয়ক নির্দেশিকায় এমন উদাহরণ আছে যা আপনাকে বেছে নিতে সাহায্য করবে।

নিজের চ্যানেলে চেষ্টা করে দেখুন

ফ্রি ট্রায়াল শুরু করুন আর কয়েক মিনিটেই সেট আপ করে ফেলুন আপনার প্রথম অটোমেশন।

আরও সমাধান

ব্লগে পড়ুন