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Organizadores y coordinadores de eventos

Automatización de redes sociales para organizadores de eventos antes del evento

Las nuevas consultas llegan mientras preparas otro evento. Kwamle Media recopila la fecha, el número de invitados y el tipo de evento, ayuda a tu equipo a repartir las respuestas y envía recordatorios a los contactos que optaron por recibirlos.

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Mensajes · Consulta de evento
Hola, soy Sofía. ¿Podrías ayudarme a organizar una cena de empresa en Lisboa?
Hola, Sofía. ¿Qué fecha tienes en mente y cuántos invitados?
El último viernes de junio, con unos cincuenta invitados.
Gracias. Nuestro organizador revisará los detalles y hablará contigo sobre una propuesta aquí.

Un cliente pregunta por una cena de empresa mientras tu equipo prepara otro evento. La fecha está en un mensaje, el número de invitados en otro y nadie tiene claro quién enviará la propuesta. La automatización de redes sociales para organizadores de eventos con Kwamle Media te ayuda a recopilar la solicitud y a asignar a un compañero la responsabilidad de responder.

Pide los detalles en un flujo de chat y mantén los contactos junto con sus conversaciones y etiquetas de evento. Tu organizador revisa la solicitud y prepara la propuesta. Las difusiones y los recordatorios se envían a los contactos existentes que pidieron actualizaciones, dentro de las normas de mensajería del canal.

Cómo funciona

  1. Conecta tus cuentas de empresa

    Conecta las páginas y cuentas que pertenecen a tu empresa mediante el inicio de sesión oficial o la API oficial de cada plataforma. Las conversaciones de tus canales conectados llegan a la bandeja de entrada unificada, donde tu equipo puede hacer el seguimiento de la consulta.

  2. Pide los detalles del evento

    En el creador de flujos, añade pasos de pregunta para la fecha preferida, el número estimado de invitados y el tipo de evento. Cada paso guarda la respuesta para tu equipo. Pregunta por la ubicación o los servicios necesarios si esos detalles ayudan al organizador a preparar una propuesta.

  3. Asigna a un organizador para hablar de la propuesta

    Utiliza la asignación de conversaciones y los departamentos para repartir las nuevas consultas y la coordinación del evento entre compañeros. El organizador asignado lee la conversación, comprueba lo que tu equipo puede ofrecer y habla de la propuesta con el cliente. Cuando una persona se hace cargo, el bot permanece en silencio en ese chat.

  4. Organiza los contactos por tipo de evento

    Mantén a los contactos con sus conversaciones y añade etiquetas como «boda», «cena de empresa» o «taller». Un paso para etiquetar al contacto añade una etiqueta durante el flujo, y tu equipo puede etiquetar conversaciones en la bandeja de entrada. Estos contactos y etiquetas te ayudan a elegir el público de una actualización relevante.

  5. Programa recordatorios antes del evento

    Utiliza campañas de difusión y recordatorios para un recordatorio o una actualización de las instrucciones de llegada. Elige los contactos relevantes y selecciona la hora de envío. Incluye solo a las personas que hayan contactado con tu empresa, hayan optado por recibir actualizaciones y cumplan las normas de mensajería del canal. Excluye a quienes hayan optado por no recibir mensajes y sigue respondiendo en la bandeja de entrada unificada.

Para quién es

Para organizadores que reciben consultas de eventos en conversaciones de redes sociales y necesitan que su equipo haga el seguimiento.

  • Organizadores de bodas recopilan las fechas preferidas y el número de invitados antes de hablar de una propuesta.
  • Equipos de eventos corporativos asignan las consultas de cenas y conferencias al organizador responsable.
  • Organizadores de celebraciones privadas organizan las consultas de cumpleaños y aniversarios con etiquetas de evento.
  • Organizadores de talleres envían recordatorios prácticos a los contactos existentes que pidieron actualizaciones.
  • Agencias de eventos reparten el trabajo de las consultas entre los departamentos de ventas y coordinación de eventos.

Preguntas sobre la automatización para organizadores de eventos

¿Cómo ayuda la automatización de redes sociales para organizadores de eventos antes de un evento?

Recopila los detalles que tu equipo necesita para iniciar una conversación sobre el evento. Puedes asignar la consulta, mantener a los contactos organizados con etiquetas y programar recordatorios para los contactos aptos que optaron por recibirlos. Tu equipo se encarga de la propuesta y de los preparativos.

¿Quién prepara la propuesta del evento?

Tu organizador. Revisa las respuestas guardadas, comprueba la disponibilidad y habla de los servicios con el cliente. El historial de la conversación le da la solicitud original como base para preparar la propuesta y responder a las preguntas de seguimiento.

¿Puede otro organizador hacerse cargo de una consulta?

Sí. Asigna la conversación al compañero que vaya a gestionarla. Puede leer los mensajes anteriores en la bandeja de entrada unificada antes de responder. Si el bot estaba respondiendo, permanece en silencio cuando una persona se hace cargo.

¿Podemos separar las consultas de bodas de los eventos de empresa?

Sí. Usa etiquetas que describan el tipo de evento y dirige las conversaciones al departamento o al compañero adecuado. Una etiqueta ayuda a organizar a los contactos y a elegir el público de una difusión; aun así, necesitas permiso para enviar cada mensaje.

¿Quién puede recibir un recordatorio del evento?

Elige a las personas que ya hayan contactado con tu empresa y hayan pedido recibir actualizaciones. Revisa las normas de mensajería del canal para el envío previsto y deja fuera a quienes hayan solicitado no recibir más mensajes. Una etiqueta de evento por sí sola no es un permiso para enviar un recordatorio.

¿Gestiona reservas o entradas?

Este flujo recopila consultas y las pasa a tu equipo. No reserva fechas ni locales, ni emite entradas. Tu organizador comprueba la disponibilidad y confirma los preparativos con el cliente por separado.

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