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Eventplaner und Veranstalter

Social-Media-Automatisierung für Eventplaner vor dem Event

Neue Anfragen treffen ein, während Sie gerade eine andere Veranstaltung vorbereiten. Kwamle Media erfasst Datum, Gästezahl und Eventtyp, hilft Ihrem Team, die Antworten aufzuteilen, und sendet Erinnerungen an Kontakte, die zugestimmt haben.

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Nachrichten · Event-Anfrage
Hallo, ich bin Sofia. Könnten Sie uns bei der Planung eines Firmenessens in Lissabon helfen?
Hallo Sofia. An welches Datum denken Sie, und wie viele Gäste?
Am letzten Freitag im Juni, mit etwa fünfzig Gästen.
Vielen Dank. Unser Planer prüft die Details und bespricht hier ein Angebot mit Ihnen.

Ein Kunde fragt nach einem Firmenessen, während Ihr Team gerade eine andere Veranstaltung aufbaut. Das Datum steht in einer Nachricht, die Gästezahl in einer anderen, und niemand weiß genau, wer das Angebot senden wird. Social-Media-Automatisierung für Eventplaner mit Kwamle Media hilft Ihnen, das Briefing zusammenzustellen und einem Teammitglied die Verantwortung für die Antwort zu übertragen.

Fragen Sie die Details in einem Chat-Flow ab und führen Sie Kontakte zusammen mit ihren Unterhaltungen und Event-Tags. Ihr Planer prüft das Briefing und erstellt das Angebot. Broadcasts und Erinnerungen gehen an bestehende Kontakte, die Updates angefordert haben, innerhalb der Nachrichtenregeln des Kanals.

So funktioniert es

  1. Verbinden Sie Ihre Geschäftskonten

    Verbinden Sie die Seiten und Konten, die Ihrem Unternehmen gehören, über die offizielle Anmeldung oder API der jeweiligen Plattform. Unterhaltungen aus Ihren verbundenen Kanälen kommen im zentralen Posteingang an, wo Ihr Team die Anfrage verfolgen kann.

  2. Fragen Sie die Event-Details ab

    Fügen Sie im Flow-Builder Schritte „Frage stellen“ für das Wunschdatum, die erwartete Gästezahl und die Art des Events hinzu. Jeder Schritt speichert die Antwort für Ihr Team. Fragen Sie auch nach dem Ort oder benötigten Leistungen, wenn diese Angaben dem Planer bei der Erstellung eines Angebots helfen.

  3. Weisen Sie einen Planer zu, um das Angebot zu besprechen

    Nutzen Sie Teamzuweisung und Abteilungen, um neue Anfragen und die Event-Koordination zwischen Teammitgliedern aufzuteilen. Der zugewiesene Planer liest die Unterhaltung, prüft, was Ihr Team anbieten kann, und bespricht das Angebot mit dem Kunden. Wenn eine Person übernimmt, bleibt der Bot in diesem Chat still.

  4. Organisieren Sie Kontakte nach Eventtyp

    Führen Sie Kontakte zusammen mit ihren Chats und fügen Sie Tags wie „Hochzeit“, „Firmenessen“ oder „Workshop“ hinzu. Ein Schritt „Nutzer taggen“ fügt während des Flows ein Tag hinzu, und Ihr Team kann Unterhaltungen im Posteingang taggen. Diese Kontakte und Tags helfen Ihnen, eine Zielgruppe für ein passendes Update auszuwählen.

  5. Planen Sie Erinnerungen vor dem Event

    Nutzen Sie Broadcast-Kampagnen und Erinnerungen für eine Erinnerung oder ein Update zu den Anreisehinweisen. Wählen Sie die relevanten Kontakte und legen Sie den Sendezeitpunkt fest. Berücksichtigen Sie nur Personen, die Ihr Unternehmen kontaktiert haben, dem Erhalt von Updates zugestimmt haben und die Nachrichtenregeln des Kanals erfüllen. Schließen Sie alle aus, die sich abgemeldet haben, und führen Sie Antworten im zentralen Posteingang fort.

Für wen es gedacht ist

Für Planer, die Event-Anfragen in Social-Media-Unterhaltungen erhalten und deren Team nachfassen muss.

  • Hochzeitsplaner sammeln Wunschdaten und Gästezahlen, bevor sie ein Angebot besprechen.
  • Firmenevent-Teams weisen Anfragen zu Abendessen und Konferenzen dem verantwortlichen Planer zu.
  • Planer privater Feiern organisieren Geburtstags- und Jubiläumsanfragen mit Event-Tags.
  • Workshop-Organisatoren senden praktische Erinnerungen an bestehende Kontakte, die Updates angefordert haben.
  • Eventagenturen teilen die Anfragenbearbeitung zwischen den Abteilungen Vertrieb und Event-Koordination auf.

Fragen zur Automatisierung für Eventplaner

Wie hilft Social-Media-Automatisierung für Eventplaner vor einem Event?

Sie erfasst die Details, die Ihr Team benötigt, um ein Gespräch über das Event zu beginnen. Sie können die Anfrage zuweisen, Kontakte mit Tags organisiert halten und Erinnerungen für berechtigte Kontakte planen, die zugestimmt haben. Ihr Team kümmert sich um Angebot und Organisation.

Wer erstellt das Event-Angebot?

Ihr Planer. Er sieht sich die gespeicherten Antworten an, prüft die Verfügbarkeit und bespricht die Leistungen mit dem Kunden. Der Unterhaltungsverlauf liefert ihm die ursprüngliche Anfrage, auf deren Basis er das Angebot erstellt und Folgefragen beantwortet.

Kann ein anderer Planer eine Anfrage übernehmen?

Ja. Weisen Sie die Unterhaltung dem Teammitglied zu, das sie bearbeiten soll. Es kann die früheren Nachrichten im zentralen Posteingang lesen, bevor es antwortet. Wenn der Bot geantwortet hat, bleibt er still, sobald eine Person übernimmt.

Können wir Hochzeitsanfragen von Firmenevents trennen?

Ja. Verwenden Sie Tags, die den Eventtyp beschreiben, und leiten Sie Unterhaltungen an die zuständige Abteilung oder das zuständige Teammitglied weiter. Ein Tag hilft, Kontakte zu organisieren und eine Broadcast-Zielgruppe auszuwählen; Sie benötigen dennoch die Erlaubnis, jede Nachricht zu senden.

Wer kann eine Event-Erinnerung erhalten?

Wählen Sie Personen, die Ihr Unternehmen bereits kontaktiert und um Updates gebeten haben. Prüfen Sie die Nachrichtenregeln des Kanals für den geplanten Versand und schließen Sie alle aus, die keine weiteren Nachrichten wünschen. Ein Event-Tag allein ist keine Erlaubnis, eine Erinnerung zu senden.

Werden damit Buchungen oder Tickets verwaltet?

Dieser Workflow sammelt Anfragen und leitet sie an Ihr Team weiter. Er reserviert keine Termine, bucht keine Locations und stellt keine Tickets aus. Ihr Planer prüft die Verfügbarkeit und bestätigt die Vereinbarungen separat mit dem Kunden.

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