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Zahnkliniken und Zahnarztpraxen

Social-Media-Automatisierung für Zahnarztpraxen – das Empfangsteam behält die Kontrolle

Am Empfang ist viel los, und Patient:innen fragen immer wieder nach Zahnreinigungen, Öffnungszeiten und Terminen. Kwamle Media übernimmt Routineantworten und sammelt Anfragen, die Ihr Empfangsteam bestätigt.

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Nachrichten · Zahnarztpraxis
Hallo, ich bin Emma aus Lissabon. Bieten Sie samstags Zahnreinigungen an?
Hallo Emma. Ja, wir bieten Zahnreinigungen an und haben samstagvormittags geöffnet. Welche Uhrzeit würde Ihnen passen?
Früh am Morgen, bitte. Ich hätte auch gern eine Erinnerung.
Ich habe Ihre Anfrage und Ihren Erinnerungswunsch an den Empfang weitergeleitet. Das Team wird den Termin hier mit Ihnen bestätigen.

Der Empfang hilft gerade einer Patientin oder einem Patienten, während Nachrichten zu Zahnreinigungen, Öffnungszeiten und dem Einzugsgebiet der Praxis eingehen. Social-Media-Automatisierung für Zahnarztpraxen mit Kwamle Media beantwortet diese praktischen Fragen auf Basis der von Ihnen hinterlegten Fakten und sammelt Terminanfragen, die das Empfangsteam bestätigt.

Beschränken Sie die Rolle der KI auf administrative Aufgaben. Sie darf keine medizinischen Ratschläge geben, Symptome bewerten oder Behandlungen empfehlen. Jede klinische Frage und jeder Notfall gehören in die Hände einer Person aus Ihrem Team.

So funktioniert es

  1. Verbinden Sie die Konten Ihrer Praxis

    Verbinden Sie die Unternehmenskonten Ihrer Praxis über den offiziellen Login oder die API der jeweiligen Plattform. Unterstützte Nachrichten und Kommentare laufen im zentralen Posteingang ein. Weisen Sie jedes Gespräch der für den Empfang zuständigen Person oder dem Team zu, das die Anfrage bearbeitet.

  2. Hinterlegen Sie die praktischen Antworten im AI Studio

    Hinterlegen Sie Ihre Leistungen, Öffnungszeiten und das Einzugsgebiet Ihrer Praxis. Verwenden Sie klare Leistungsnamen wie Zahnreinigung oder Kontrolluntersuchung, ohne Behandlungsempfehlungen. Für Preisfragen hinterlegen Sie eine Antwort wie: „Unser Team bespricht die Kosten hier mit Ihnen.“ Nennen Sie in automatisierten Antworten keine Zahlen.

  3. Erfassen Sie eine Anfrage zur Bestätigung durch das Empfangsteam

    Nutzen Sie die Schritte „Frage stellen“ im Flow-Builder, sofern der verbundene Kanal diese unterstützt. Erfassen Sie den Namen, die gewünschte Leistung sowie den bevorzugten Tag und die Uhrzeit und leiten Sie die gespeicherten Antworten im Posteingang an das Empfangsteam weiter. Das Team prüft seinen Kalender und bestätigt den Termin mit der Patientin oder dem Patienten. Fragen Sie keine Krankengeschichten oder Bilder ab.

  4. Richten Sie Erinnerungen mit Zustimmung der Patient:innen ein

    Nachdem das Empfangsteam den Termin bestätigt hat, bereiten Sie eine Erinnerung nur für Patient:innen vor, die die Praxis kontaktiert und der Erinnerung zugestimmt haben. Nutzen Sie geplante Aussendungen oder wiederkehrende Benachrichtigungen, sofern der Kanal dies erlaubt. Prüfen Sie vor jedem Versand das Nachrichtenfenster, die Vorlagenanforderungen und Abmeldungen. Die Details der Erinnerung legt Ihr Team fest.

  5. Leiten Sie jede klinische Frage und jeden Notfall an eine Person weiter

    Formulieren Sie eine Übergabeantwort, in der Sie erklären, dass sich ein Teammitglied meldet, und weisen Sie das Gespräch im zentralen Posteingang zu. Eine Person liest den Verlauf und übernimmt; der Bot bleibt in diesem Chat still. Testen Sie diese Anweisungen, bevor Sie automatische Antworten aktivieren. Stellen Sie klar, dass der Chat kein Notdienst ist.

Für wen es geeignet ist

Zahnarztteams, die dieselben praktischen Fragen beantworten, während der Empfang Patient:innen in der Praxis hilft.

  • Allgemeine Zahnarztpraxen geben einheitliche Antworten zu Leistungen, Öffnungszeiten und dem Einzugsgebiet der Praxis.
  • Praxen, die Zahnreinigungen anbieten, sammeln Terminwünsche, die das Empfangsteam bestätigt.
  • Kieferorthopädische Praxen leiten neue Anfragen ohne automatisierte Behandlungsempfehlungen an das Personal weiter.
  • Praxen mit mehreren Standorten weisen Anfragen dem Empfangsteam zu, das für den jeweiligen Standort zuständig ist.

Fragen zur Automatisierung für Zahnarztpraxen

Was kann Social-Media-Automatisierung für Zahnarztpraxen beantworten?

Praktische Fragen zu Ihren Leistungen, Öffnungszeiten und dem Einzugsgebiet der Praxis. Hinterlegen Sie diese Fakten im AI Studio und aktualisieren Sie sie, wenn sie sich ändern. Bleiben Sie mit Ihren Antworten bei diesen Fakten und leiten Sie alles Unsichere an Ihr Team weiter.

Reserviert eine Chat-Anfrage einen Termin?

Nein. Das System erfasst eine Anfrage und leitet sie an den Empfang weiter. Es verwaltet keine Verfügbarkeiten und bucht keinen Termin. Ihr Team prüft seinen eigenen Kalender und bestätigt Tag und Uhrzeit mit der Patientin oder dem Patienten.

Können wir Terminerinnerungen senden?

Ja, für Patient:innen, die die Praxis bereits kontaktiert und dem Erhalt von Erinnerungen zugestimmt haben. Ihr Team bereitet die Erinnerung nach der Terminbestätigung vor und prüft die Nachrichtenregeln des Kanals. Schließen Sie alle aus, die keine weiteren Erinnerungen erhalten möchten. Siehe Nachfass-Nachrichten und Erinnerungen.

Wie sollten wir eine Frage zum Preis beantworten?

Verwenden Sie eine kurze Antwort, die erklärt, dass das Team die Preisfrage beantwortet, und leiten Sie das Gespräch dann an den Empfang weiter. Die automatische Antwort nennt keine Zahlen oder Schätzungen. Eine Person bespricht die Kosten mit der Patientin oder dem Patienten.

Was ist, wenn jemand Schmerzen oder einen Notfall schildert?

Eine Person muss übernehmen. Die KI darf niemals Diagnosen stellen, Behandlungen empfehlen oder medizinische Ratschläge geben, auch wenn die Patientin oder der Patient erneut fragt. Hinterlegen Sie diese Regel im AI Studio und testen Sie die Übergabe. Stellen Sie den Chat nicht als Notdienst dar und versprechen Sie keine sofortige Antwort.

Was passiert außerhalb der Öffnungszeiten?

Geben Sie an, wann der Empfang erreichbar ist. Routineantworten können die von Ihnen hinterlegten praktischen Informationen weitergeben und Terminanfragen zur Bestätigung durch das Personal sammeln. Jede klinische Frage und jeder Notfall gehen weiterhin an eine Person; der Bot darf keine Ratschläge geben, während das Personal nicht verfügbar ist.

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